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EXCEL 2010, INTRODUCTION et interface

 

 

 

Le sommaire

  1. Présentation ;
  2. Les options de verbosité de JAWS ;
  3. Le ruban ;
  4. L'onglet "Fichier" ;
  5. La barre d'outils à accès rapide ;
  6. La barre d'outils classique ;
  7. Les barres d'outils complémentaires.

 

 

1.    Présentation

 

EXCEL est un logiciel que l’on appelle tableur. Structuré sous la forme d’un tableau géant, il permet d’introduire dans chacune des cellules du tableau, des valeurs, et des formules qui affichent des résultats.

Lorsque vous arrivez dans EXCEL, vous atterrissez directement dans une grille.

 

Note :

·        Attention au vocabulaire !

Dans EXCEL, un document est appelé un classeur car il contient un certain nombre de grilles empilées les unes sur les autres, d'ailleurs on parle ici de "feuilles de calcules" et non pas de grilles...

En résumé, un document EXCEL est un classeur contenant un empilement de feuilles de calculs.

 

Les feuilles sont composées de cellules, que l’on identifie par des références, comme les grilles du jeu de la  « bataille navale » :

·        Les cellules d’une même ligne sont identifiées par une lettre, de la gauche vers la droite, A, B, C, D, E, F, ETC

·        Les cellules d’une même colonne sont identifiées par un chiffre, de haut en bas, 1, 2, 3, 4, 5, ETC

 

Par exemple, la cellule d’une feuille dont sa référence est « C5 » signifie que cette cellule se trouve dans la colonne C, et dans la ligne 5.

Dans une feuille, il y a 2 façons de se déplacer.

Mais d’abord, retenez ceci :

·                   Lorsque l’on dira qu’il y a prise de focus dans une cellule, c’est que le curseur sera introduit dans celle-ci. Par conséquent, lorsqu’aucune cellule n’a le focus, les raccourcis clavier de navigation nous déplacent d’une cellule à l’autre à l’intérieure de la feuille. Et lorsqu’il y a prise de focus dans une cellule, les raccourcis clavier de navigation nous permettent de circuler à l’intérieure de la cellule.

 

Important !

·        Il faut se mettre en tête que la cellule d’une feuille comporte 2 niveaux :

  1. Le premier niveau est celui qui correspond à la valeur de la cellule. Par exemple, vous pouvez écrire la valeur 15 €, ou encore, le texte de votre choix, « il fait très chaud ! ».

La valeur d’une cellule est donc la partie visible durant le survol d'une feuille de calculs.

  1. Le deuxième niveau correspond à une opération que l’on demande à la cellule par l’intermédiaire d’une formule. Par exemple, si je veux que la cellule « A3 » m’affiche la somme de « A1 » et « A2 », j’introduirai le focus dans la cellule « A3 » et j’écrirai la formule suivante :

=SOMME(A1:B1)

Une formule commence toujours par l’opérateur égal, c’est ainsi qu’EXCEL distinguera toujours une valeur à une formule.

La cellule « A3 » affichera donc le résultat de l’addition des cellules « A1 » et « A2 ».

Lorsqu’il n’y aura aucune prise de focus dans une cellule et que vous survolerez la cellule "A3", vous lirez la somme, donc le résultat de la formule. Par contre, si vous introduisez le curseur dans cette cellule, vous pourrez lire la formule, et non plus la valeur...

Une formule commence toujours par "égal".

Et pour introduire une cellule, vous vous positionnez au préalable sur elle, puis vous pressez la touche de fonction F2.


 

2.    Les options de verbosités de JAWS

 

La verbosité est la configuration de l'environnement de travail de JAWS.

Lorsque vous êtes dans EXCEL, vous pouvez accéder aux différentes options de verbosités spécifiques à "JAWS pour EXCEL", et ce, par l'intermédiaire du raccourci clavier Insère +V, V comme "verbosité".

Dans la liste des verbosités qui s’affichent à l’écran, circulez verticalement avec flèche haute et flèche basse.

  1. Pour changer l’état d’une option, pressez la barre d’espacement sur le nom de l'option ;
  2. Pour enregistrer les modifications de la fenêtre, faites tabulation jusqu'au bouton "Fermer" et pressez la touche entrée.

 

Les options de verbosités permettent de configurer le comportement de JAWS pour chacune des propriétés rencontrées dans une feuille de calculs.

Nous pouvons lui demander de nous annoncer, ou au contraire, de ne pas nous annoncer, les informations relatives à l’environnement de l’espace de travail dans lequel nous évoluons, les titres, les commentaires, les informations d'une sélection etc.

 

Informations complémentaires :

·        Lorsque vous souhaitez obtenir la liste des raccourcis de JAWS, réalisez le raccourci clavier Insère +H, H comme hélicoptère ;

·        Pour obtenir des informations d'aide sur le type de l’objet sur lequel vous êtes positionnés, réalisez le raccourci clavier Insère +F1.

 


 

3.    Le ruban

 

Au préalable :

·        Pour utiliser correctement le ruban, si vous disposez d’une version de JAWS supérieure à la 11, vous devez impérativement activer le « ruban virtuel » depuis le « centre des paramètres ».

 

Le ruban est situé en haut de la fenêtre D'EXCEL, juste au-dessous d’une barre d’outils à accès rapide.

·        Pour activer le ruban, pressez la touche ALT.

Ensuite, « flèche gauche » & « Flèche droite » vous permettront de circuler à travers les différentes options du même niveau supérieur du ruban.

Ces options de ruban se présentent sous la forme « d’onglet » et dans lesquels vous devez circuler avec les flèches horizontales :

« Fichier », "Accueil", "Insertion", "Mise en page", "Formules", "Données", "Révision", "Affichage", "Développeur" et "Compléments" sont les onglets de base.

 

Note :

·        Comme ces options du premier niveau du ruban sont des onglets, lors de la prochaine activation du ruban par l’intermédiaire de la touche ALT, vous serez automatiquement positionnés sur le dernier onglet visité.

 

Remarque :

·        Selon le contexte dans lequel vous vous trouvez, des onglets complémentaires apparaissent dans le ruban. Par exemple, si vous venez d'activez "l'entête et le pied de page" depuis le ruban, l'onglet « Création » est automatiquement ajouté.

 

Dès lors que vous avez activé le ruban par l’intermédiaire de la touche ALT , et après avoir atteints l’onglet de votre choix avec les flèches horizontales, vous pouvez développer les commandes spécifiques à l’onglet courant, et ce, en vous introduisant dans l’onglet par le biais de la touche « entrée », puis, en utilisant « Tabulation » pour la circulation en marche avant, et « MAJ +TAB » pour la circulation en marche arrière. Le contenu de l’onglet s’affiche de manière horizontale.

 

A titre d’exemple, pour circuler dans les commandes de l’option de menu « Affichage », veuillez procéder comme suit :

1.      Activez le ruban en pressant la touche ALT ;

2.      pressez flèche droite jusqu’à atteindre l’onglet « Affichage » ;

3.                 Introduisez le niveau inférieurs des commandes de l’onglet en pressant la touche « entrée » ;

4.                 Ensuite, dans ce niveau, vous pouvez :

4.1  Entrer dans un sous menu ou valider une commande en pressant la touche entrée sur son nom ;

4.2  Remonter d’un niveau supérieur en pressant « la touche « échappement »» ;

4.3  Quitter le ruban en pressant à nouveau la touche « ALT ».

 

En résumé :

1.                 On ouvre le ruban avec la touche ALT ;

2.                 On circule dans le premier niveau constitué d’onglets avec les flèches horizontales ;

3.                 On développe un onglet en pressant la touche « Entrée » sur son nom ;

4.                 On circule dans le second niveau avec TAB et MAJ +TAB ;

5.                 On s’introduit dans un sous menu avec la touche « Entrée » ;

6.                 On remonte d’un niveau hiérarchique en pressant la touche « échappement ».

 


 

1.  L'onglet "Fichier"

 

L'onglet "Fichier" du ruban permet d’afficher les commandes que l’on trouvait auparavant dans l’option de menu « Fichier », « Nouveau », « Enregistrer », « Imprimer » etc.

C’est ici également que vous trouverez la boîte de dialogue « Options EXCEL », celle qui jadis était présente dans l’option de menu « Outils » du menu déroulant D'EXCEL 2002 et 2003.

 

Pour activer ce menu, veuillez procéder ainsi :

  1. Activez le ruban en pressant la touche ALT ;
  2. Pressez flèche gauche jusqu’à atteindre l'onglet "Fichier", et pressez la touche « Entrée » pour l’activer ;
  3. Vous êtes dans le menu, les commandes sont affichées de manière verticale, circulez avec flèche hautes et flèche basses, puis :
    1. Pressez la touche "entrée" pour activer une commande ;
    2. Pressez la touche tabulation pour introduire un onglet ;
    3. Pressez la touche "échappement" pour refermer le ruban.

 

Note :

-         Le raccourci clavier pour atteindre directement l'onglet "Fichier" est ALT +F.


 

5.  La barre d’outils à accès rapide

 

Dans la fenêtre principale D'EXCEL, vous disposez d’une barre d’outils classique et d’une barre d’outils à accès rapide.

C’est à cette dernière que nous allons nous intéresser dans ce chapitre…

 

La barre d’outils à accès rapide est située au-dessus du ruban, tandis que les barres d’outils classiques sont situées au-dessous du ruban.

 

Atteindre la barre d’accès rapide :

1.      Pressez la touche ALT, vous arrivez dans le ruban ;

2.      Positionnez-vous sur l’onglet « Accueil » ;

3.                 Pressez « flèche haute », vous êtes dans la barre d’accès rapide ;

4.                 Dans cette barre d’outils, les commandes sont affichées horizontalement, circulez avec Tabulation et MAJ +TAB ;

5.                 Pour valider une commande, pressez la touche « Entrée » sur son nom ;

6.      Pour refermer la barre d’accès rapide sans rien faire, pressez la touche « échappement ».

                       

Toutefois, il est impératif de savoir que l’on peut rajouter des commendes dans cette barre d’outils, elle est faite pour cela !

D’ailleurs, cette possibilité est géniale, car d’importantes commandes sont absentes ou difficiles d’accès dans le ruban !

 

Personnalisation de la barre d’outils à accès rapide :

Activez le ruban avec ALT, positionnez-vous sur l’onglet « Accueil », puis ouvrez la barre d’outils à accès rapide avec flèche haute.

Faites tabulation jusqu’à atteindre le bouton intitulé « Personnaliser la barre d’outils », pressez la touche « Entrée ».

Vous arrivez dans une liste de boutons dans laquelle vous pouvez circuler avec tabulation.

Lorsqu’un bouton est actif, donc présent dans la barre d’accès rapide, il est coché, sinon, il n’est pas coché…

Pour cocher un bouton, pressez la barre d’espacement.

C’est ainsi que je vous propose de supprimer toutes les commandes en procédant à la désactivation des cases à cochées qui sont actuellement cochées.

En fait, nous disposons ailleurs d'une liste exhaustive de commandes, voici comment vous devez vous y prendre :

Activez le ruban en pressant la touche ALT, pressez la touche "Applications", et dans le menu contextuel qui apparaît à l'écran, pressez la touche "Entrée" sur la commande intitulée : "Personnaliser la barre d'outils à accès rapide".

Une boîte de dialogue apparaît à l'écran...

Faites tabulation et  vous arriverez dans une liste de catégories, choisissez « Commandes courantes », ou "Toutes les commandes", au choix.

Maintenant, faites tabulation pour atteindre la liste des commandes dans laquelle vous pouvez circuler avec les flèches verticales.

 

1.      Pour rajouter une commande, positionnez-vous sur le nom de la commande, puis faites tabulation pour valider le bouton « Ajouter » ;

2.      Pour retirer une commande, positionnez-vous sur le nom de la commande, puis faites tabulation jusqu’au bouton « Supprimer «  et pressez la touche « Entrée ».

Pour finir, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche « Entrée ».

Les commandes que vous venez d’ajouter seront désormais dans la barre d’outils à accès rapide…


 

6.  La barre d’outils classique

 

Rien de plus simple à utiliser, la barre d’outils classique est située juste en-dessous du ruban.

Pour y accéder, veuillez procéder ainsi :

Comme la fenêtre D'EXCEL est divisée en sous-fenêtres, c’est-à-dire en volets, utilisez la touche F6 des touches de fonctions pour basculer d’un volet à l’autre.

Circulez ensuite dans la barre d’outils avec la touche « Tabulation ». Puis, pour valider une commande de la barre d’outils, pressez la touche « Entrée » sur le nom de la commande.

 

Remarque :

·        L’activation de certaines commandes provoque l’affichage de nouveaux volets.


 

7.  Les barres d’outils complémentaires

 

Lorsque vous installez certains logiciels ou certains utilitaires liés à EXCEL, des barres d’outils complémentaires peuvent être automatiquement insérées dans l’environnement D'EXCEL, c’est le cas par exemple pour l'application Omnipage.

 

Pour accéder à ces barres d’outils, veuillez procéder comme suit :

1.      Activez le ruban avec ALT ;

2.      Pressez flèche droite jusqu’à atteindre l’onglet intitulé « Compléments » ;

3.                 Introduisez-vous dans le niveau inférieur de cet onglet avec TABULATION ;

4.                 Vous pourrez alors circuler dans les barres d’outils complémentaires avec Tabulation et MAJ +TAB…

 

Philippe BOULANGER