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Créer une liste de choix

 

 

 

Table des matières

  1. Création de la source dans la boîte de dialogue validation ;
  2. Création de la source dans la feuille de calculs ;
  3. La zone de liste déroulante automatique ;
  4. Créer une zone de liste déroulante depuis une autre feuille.

 

 

Création de la source dans la boîte de dialogue validation

 

Dans une cellule, vous pouvez créer une liste de choix.

Ici, nous allons travailler à partir d’un exemple :

 

Imaginez que vous soyez formateur informatique et que vous gérez un planning. Dans le planning, se trouve une colonne intitulée

« Contexte de formations ».

Pour chaque cellule de cette colonne, vous devez choisir l’un des 3 contextes suivants :

Local, Skype ou Téléphone.

 

Ainsi, à chaque fois que vous rajouterez un nouveau rendez-vous, donc une nouvelle ligne dans le tableau du planning, vous devrez réaliser, pour le rendez-vous en cours de saisie, le moyen utilisé pour dispenser l’intervention, et ce, à partir d’une liste de choix offrant les 3 possibilités précédemment citées.

 

Par exemple, si la colonne concernée est la colonne F, saisissez le titre dans la cellule F1, c’est-à-dire le titre : « Contexte de formation".

Ensuite, sélectionnez les cellules de la colonne qui devront comporter la liste de choix, par exemple de F2 à F50.

 

Pour ce faire, positionnez-vous dans F2, activez le mode sélection en pressant la touche F8, ouvrez la fenêtre atteindre en pressant la touche F5, saisissez les coordonnées F50 et pressez la touche entrée.

 

Maintenant nous allons créer la liste de choix.

Validez la commande du ruban :

ALT, Onglet "Données", sous menu "Outils de données", bouton partagé "Validation des données", et "Validation des données…"

 

Une boîte de dialogue apparaît à l’écran.

Si vous n’êtes pas dans l’onglet « Options », réalisez le raccourci clavier CTRL +TAB autant de fois que nécessaire.

 

Ensuite, faites tabulation pour atteindre une zone de liste déroulante intitulée « Autoriser », et avec flèche basse, sélectionnez « Liste ».

Maintenant, faites tabulation et vous arriverez dans une zone d’édition intitulée « Source ».

 

Saisissez les différents choix de la liste, en l’occurrence, dans notre exemple, saisissez LOCAL, SKYPE et TÉLÉPHONE, et ces 3 choix doivent être séparés par un point virgule.

Donc, ça devrait donner ceci :

LOCAL;SKYPE;TÉLÉPHONE

 

Faites CTRL +TAB jusqu’à atteindre l’onglet intitulé « Message de saisie ».

Ici, il s’agit de personnaliser l’info bulle qui apparaîtra lorsqu’il y aura prise de focus  dans la zone de liste déroulante.

Alors, faites tabulation pour atteindre la zone d’édition intitulée « Titre », vous devez saisir le titre de l’info bulle.

Saisissez : « Avertissement ».

Faites tabulation, saisissez maintenant le message même de l’info bulle !

Voici le texte :

« Veuillez choisir l’une des 3 propositions de la liste ».

 

Puis, réalisez le raccourci clavier CTRL +TAB jusqu’à activer l’onglet intitulé « Alerte d’erreur ».

 

Dans cette fenêtre, nous allons définir un message d’erreur au cas où l’utilisateur saisit autre chose que l’un des 3 choix proposés.

 

Alors faites tabulation jusqu’à la zone d’édition intitulée « Titre ».

Ici, vous devez saisir le titre de la fenêtre d’erreur, par exemple :

ERREUR DE SAISIE.

 

Faites tabulation jusqu’à la zone d’édition intitulée « Message d’erreur », et saisissez, toujours dans le cadre de notre exemple bien sûr :

Attention, vous devez sélectionner l’un des 3 choix proposés dans la liste de choix… »

 

Maintenant, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée.

 

Voilà, votre liste de choix est réalisée…

 

De retour donc dans la feuille, désélectionnez les cellules en réalisant le raccourci clavier CTRL +Origine.

Allez, vous êtes prêts pour un essai ?

 

Positionnez-vous dans la cellule F2.

Activez la liste en réalisant le raccourci clavier ALT +Flèche basse.

Ensuite, déplacez-vous dans la liste avec vos flèches verticales, placez-vous sur l’item de votre choix et pressez la touche entrée.

 

 


Création de la source dans la feuille de calculs

 

Dans EXCEL, nous pouvons également créer une liste de choix à partir d’une colonne se trouvant dans une même feuille.

Je m’explique :

Si par exemple, dans la colonne X, vous saisissez des valeurs, donc dans X1, X2, X3 Etc., vous pourrez créer, dans la colonne C, une liste de choix dont les éléments de cette liste ne seront ni plus ni moins le contenu de la colonne X.

  

Par exemple, dans la colonne X, de X1 à X4, saisissez les 4 saisons de l’année, Printemps, Été, Automne et Hivers, dans la cellule A1, saisissez « Fleurs », dans la cellule B1 « Couleurs » et dans la cellule C1 « Saison de la floraison.

Voilà, maintenant nous allons créer notre liste de choix à partir de la colonne X.

Sélectionnez la colonne devant recevoir la liste de choix, par exemple, de C2 à C50.

Pour ce  faire, activez la fenêtre « Atteindre » en pressant la touche de fonction F5.

Saisissez la plage cellules à sélectionner, donc :

C2:C50

Maintenant pressez la touche entrée.

 

Validez la commande du ruban :

ALT, Onglet "Données", sous menu "Outils de données", bouton partagé "Validation des données", et "Validation des données…"

 

Une boîte de dialogue apparaît à l’écran.

Si vous n’êtes pas dans l’onglet « Options », réalisez le raccourci clavier CTRL +TAB autant de fois que nécessaire.

 

Ensuite, faites tabulation pour atteindre une zone de liste déroulante intitulée « Autoriser », et avec flèche basse, sélectionnez « Liste ».

Maintenant, faites tabulation et vous arriverez dans une zone d’édition intitulée « Source ».

 

Saisissez la plage de cellules contenant les éléments de la liste, donc :

=X1:X4

(Attention à ne pas oublier le signe égal juste avant la plage de cellules…)

 

Maintenant, réalisez le raccourci clavier CTRL +TAB jusqu’à activer l’onglet intitulé « Alerte d’erreur ».

 

Faites tabulation jusqu’à la zone d’édition intitulée « Titre ».

Ici, vous devez saisir le titre de la fenêtre d’erreur, par exemple :

ERREUR DE SAISIE.

 

Faites tabulation jusqu’à la zone d’édition intitulée « Message d’erreur », et saisissez, toujours dans le cadre de notre exemple bien sûr :

Attention, vous devez sélectionner l’une des 4 saisons proposées dans la liste de choix… »

 

Maintenant, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée.

 

Vous êtes de retour dans votre classeur…

Dans la cellule A2, saisissez, Jonquilles, dans B2 saisissez Jaune, dans C2, ouvrez la zone de liste déroulante avec ALT +Flèche Basse, et avec vos flèches verticales, choisissez

Printemps, pressez la touche entrée.

Maintenant, dans la ligne 3 saisissez le nom d’une fleur qui fleurit à une autre saison, c’est à vous de jouer…

 

 


La zone de listes déroulante automatique

 

Durant la saisie d’une cellule d’un  tableau de données, vous pouvez insérer l’une des valeurs présentes dans la colonne courante, sans devoir la ressaisir en permanence…

 

Bien sûr, il existe la fonction « saisie semi automatique » d’EXCEL qui permet d’entendre des propositions logiques de contenu de cellules à fur et à mesure de la progression de votre saisie.

Mais cette option de saisie est traitée dans un autre manuel.

 

Ici, il s’agit d’utiliser une liste de choix naturellement proposée par EXCEL et dont les éléments de la liste correspondent aux différentes valeurs présentes dans la colonne courante.

 

Contrairement à la fonction « Saisie semi automatique » qui est active en permanence, (sous réserve bien sûr que cette option soit activée dans les options générales d’EXCEL,) l’outil que je vous propose aujourd’hui doit être déclenché par l’utilisateur à l’instant même où il le désire, et ce, par l’intermédiaire du raccourci clavier ALT +Flèche basse.

 

Voici un exemple :

 

Dans A1, saisissez Contacts.

Dans B1, saisissez Prénoms.

Dans C1, saisissez Téléphones.

Dans D1, saisissez Villes.

 

Passons au formatage de la ligne…

Sélectionnez ces 3 cellules, pressez la touche « Applications » et validez la commande intitulée « Format de cellules ».

 

Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, dans l’onglet « Alignement » choisissez « Centrer », dans l'onglet « Police » choisissez une police de 14 point et rouge, validez le bouton « Ok ».

 

Voilà, maintenant nous pouvons saisir nos premières lignes du tableau.

 

Dans la ligne 2, de A2 à D2, saisissez :

DURAN Pascal 05.46.33.22.11 LA ROCHELLE.

 

Dans la ligne 3, de A3 à D3, saisissez :

DUPOND Jean-Pierre 01.44.49.12.12 PARIS.

 

Dans la ligne 4, de A4 à D4, saisissez :

LOPEZ Cindy 02.22.44.55.66 ROUEN.

 

Dans la ligne 5, de A5 à C5 :

STALLONE SYLVESTER 01.44.49.12.77

 

Mais cette fois, dans la cellule de la ville de Sylvester, c’est-à-dire dans la cellule D5, comme ce contact a déménagé sur PARIS et que la valeur PARIS a déjà été saisie dans la colonne, activez la liste déroulante avec le raccourci clavier ALT +Flèche basse.

Dans la liste des villes, et avec vos flèches verticales, positionnez-vous sur PARIS et pressez la touche entrée.

 


Créer une liste déroulante depuis une autre feuille

 

Lorsque vous désirez créer une zone de liste déroulante dans une cellule basée sur une colonne située dans une autre feuille, nous devons réaliser cette opération en employant une astuce !

 

Si par exemple une feuille intitulée « Contacts » affiche des noms de famille dans la colonne « A ».

Bien entendu, la cellule « A1 » affiche le titre de la colonne !

Puis, viennent les « noms » à partir de la cellule « A2 ».

 

Nous devons commencer par définir un nom pour l’ensemble des noms de familles contenus dans la colonne.

 

Alors, sélectionnez toute la colonne, excepté le titre situé dans la cellule « A1 ».

 

Nous devons maintenant définir un nom.

 

Validez la commande du ruban :

ALT, onglet « Formules », sous menu "Noms définis", bouton partagé "Définir un nom", « Définir un nom… »

Une boîte de dialogue apparaît à l’écran.

Dans la zone d’édition, saisissez immédiatement le nom de la liste, par exemple, famille, puis pressez la touche « Entrée ».

 

Voilà, maintenant, allez dans la feuille suivante et positionnez-vous sur la cellule dans laquelle vous souhaitez créer une zone de liste déroulante.

 

Validez la commande du ruban :

ALT, Onglet "Données", sous menu "Outils de données", bouton partagé "Validation des données", et "Validation des données…"

 

Une boîte de dialogue apparaît à l’écran.

Si vous n’êtes pas dans l’onglet « Options », réalisez le raccourci clavier CTRL +TAB autant de fois que nécessaire.

 

Ensuite, faites tabulation, vous êtes dans une liste intitulée « Autoriser ».

Pressez flèche basse pour choisir « liste ».

Maintenant, faites une seule fois tabulation pour atteindre la zone d’édition intitulée « Source », et écrivez ceci :

=famille

 

Attention, il faut commencer par le signe « égal » !

Ensuite, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche « Entrée ».

 

Voilà, votre cellule est devenue une zone de liste déroulante.

 

Pour ouvrir la liste, ALT +Flèche basse.

Pour circuler dans la liste, Flèche basse et flèche haute.

Pour refermer la liste, touche « Entrée » ou ALT +Flèche haute.

 

Philippe BOULANGER