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EXCEL 2010, La fonction Validation

 

 

 

Cette fonction D’EXCEL permet de contrôler les données saisies par l’utilisateur.

A titre d’exemple, nous allons travailler sur une colonne qui sera uniquement autorisée à recevoir un format de date.

 

A partir d’une feuille vierge, saisissez le titre « DATE » dans la cellule A1.

Je vous propose maintenant d’appliquer un format de date au reste de la colonne…

 

Alors, positionnez-vous dans la cellule A2.

Activez le mode de sélection d’EXCEL en pressant la touche F8.

Ouvrez la fenêtre « Atteindre » en pressant la touche de fonction F5.

Dans la boîte de dialogue, saisissez immédiatement les coordonnées de la cellule jusqu’à laquelle la sélection doit être étendue, donc A500.

Puis, pressez la touche entrée.

 

Voilà, la plage de cellules A2 A500 est sélectionnée.

 

Procédons maintenant à la création du format de cellules.

 

Pressez la touche « Applications », et dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, validez la commande intitulée « Formats de cellules ».

Rappel : Le raccourci clavier est CTRL +MAJ +&.

 

Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, si nécessaire, réalisez le raccourci clavier CTRL+TAB jusqu’à atteindre l’onglet « Nombres ».

Ensuite, faites une seule fois tabulation pour vous positionner dans la liste des catégories.

Avec flèche basse, descendez jusqu’à atteindre la catégorie « Date », puis, faites tabulation.

Dans la liste des formats disponibles pour la catégorie « Date », descendez avec flèche basse jusqu’à trouver le format « 14 Mars 2001 ».

 

Pour valider définitivement ce format de cellules, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée.

 

Vous êtes de retour dans la feuille de calculs, conservez la sélection !

 

Validez la commande du ruban :

ALT, Onglet "Données", sous menu "Outils de données", bouton partagé "Validation des données", et "Validation des données…"

 

Une boîte de dialogue apparaît à l’écran.

Si vous n’êtes pas dans l’onglet « Options », réalisez le raccourci clavier CTRL +TAB autant de fois que nécessaire.

 

Ensuite, faites tabulation pour atteindre une zone de liste déroulante intitulée « Autoriser », et avec flèche basse, sélectionnez « date ».

 

Remarque :

§  Ici dans notre exemple, nous avons choisi « date », mais vous devez bien sûr toujours choisir le format correspondant au type des cellules pour lesquelles vous souhaitez appliquer une validation.

 

Faites tabulation, vous êtes dans une zone de liste déroulante intitulée :

« Critères de validation ».

Ici, choisissez :

« comprise entre ».

 

Ensuite, faites tabulation pour atteindre la zone d’édition dans laquelle vous devez saisir la date de début, c’est-à-dire la date la plus ancienne qui sera autorisée.

Saisissez par exemple 1janvier2007

Faites tabulation.

Vous êtes maintenant sur la zone d’édition dans laquelle vous allez saisir la date de fin, c’est-à-dire la date la plus loin dans l’avenir qui sera autorisée.

Saisissez par exemple 31décembre2017

Faites tabulation.

Vous arrivez dans une case à cochée intitulée :

« Ignorer si vide ».

Si vous cochez cette option, la saisie de la cellule sera obligatoire, ici, dans notre exemple, ne cochez pas cette option.

 

Faites CTRL +TAB jusqu’à activer l’onglet « Alerte d’erreur ».

Faites une seule fois tabulation, vous arriverez sur la case à cocher intitulée :

« Quand des données non valides sont tapées ».

Si cette option n’est pas cochée, cochez-là en pressant la barre d'espacement.

Faites tabulation.

Vous arrivez dans une liste, avec vos flèches verticales, choisissez le style du message, ici, dans notre exemple, choisissez le style « Arrêt ».

 

Les styles proposés dans cette liste correspondent au niveau de restriction, et nous venons de choisir le niveau le plus élevé car l’utilisateur n’aura pas le choix que de saisir une date comprise entre les 2 dates que nous avons spécifiées.

 

Faites tabulation.

Maintenant, saisissez le titre de la fenêtre d’erreur, par exemple, « Attention ! ».

Faites tabulation, saisissez le message d’erreur, par exemple :

« Vous venez de saisir un format de date invalide, recommencez ! ».

 

Voilà, pour finir, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok" » et pressez la touche entrée.

 

Vous êtes de retour dans la feuille de calculs, désélectionnez la colonne en réalisant le raccourci clavier CTRL +Origine.

 

Faites un essai, vous constaterez que si vous ne saisissez pas un bon format de date dans l’une des cellules de la colonne « A », vous aurez le message d’erreur que vous venez de personnaliser…

 

Philippe BOULANGER