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EXCEL 2010, Le formatage de base des lignes et des colonnes

 

 

 

Table des matières

  1. Introduction ;
  2. L’ajustement automatique ;
  3. La largeur de colonne fixe.

 

 

Introduction

 

Lorsque vous élaborez un tableau de données dans un classeur EXCEL, pour la qualité de la consultation visuelle, ou pour la qualité de l’impression, vous êtes obligés de considérer l’aspect des lignes et des colonnes  par rapport à leurs contenus.

 

En effet, il existe 2 propriétés de formats de lignes et de colonnes, chacun de ces formats présente des avantages et des inconvénients, c’est donc la nature de la valeur d’une cellule et la manière avec laquelle elle sera exploitée qui détermineront quels sont les choix à réaliser en terme de présentation.

 

En plus, le format d’une cellule doit prendre en compte son environnement direct.

 

Les deux propriétés de formats importantes pour les lignes et les colonnes sont les dimensions fixes et les ajustements automatiques.

 

Pour une ligne, l’ajustement automatique concerne sa hauteur, pour une colonne, sa largeur.

 

Comme son nom l’indique, l’ajustement automatique est un format pratique car la hauteur et la largeur de la cellule s’ajustent à fur et à mesure de l’évolution de la taille du contenu.

 

Cependant, ce format présente un inconvénient considérable, ce sont les risques de dimensions démesurées que peut prendre une cellule !

 

Si une colonne devient trop large, vous allez vous confronter à un problème de taille lié à l’impression du classeur…

En effet, les pages blanches dans votre imprimante ne sont pas élastiques, elles ne s’ajustent pas au contenu exagérés des largeurs de colonnes.

 

Voici donc mes conseils.

En fonctions des données, certaines colonnes de votre tableau ne doivent pas être écrites sur plusieurs lignes, et ne présentent pas une taille considérable. C’est le cas par exemple d’un nom de famille, un prénom, ou encore, un numéro de téléphone. Dans ce cas, nous pouvons choisir l’ajustement automatique, on sera certain que ces données seront bien écrites sur une seule ligne et que la largeur de la colonne sera suffisamment importante pour ne pas masquer l’une des valeurs présentent dans la colonne.

Par contre, pour une colonne contenant par exemple des adresses postales, c’est un autre problème !

Pourquoi ?

Eh bien tout simplement parce que la taille d’une adresse postale peut être considérable, par exemple :

(25 bis Avenue de la grande libération, Résidence des papillons enchantés, appartement 155.)

 

Dans ce cas, nous allons définir une largeur fixe à cette colonne, et ce, en restant dans des proportions raisonnables.

 

Donc, ajustement ou pas, voici ci-après les deux chapitres détaillant ces deux manipulations.

 


L’ajustement automatique

 

Allez, nous allons commencer par sélectionner les colonnes pour lesquelles nous souhaitons appliquer l’ajustement automatique.

Pour ce faire, plusieurs solutions, ici nous allons passer par la fenêtre « Atteindre ».

Si les colonnes concernées sont les colonnes A, B et E, par exemple pour le nom, le prénom et le téléphone, activez la fenêtre « Atteindre » en pressant la touche F5 de la rangée des touches de fonctions.

Saisissez les 3 plages à sélectionner, donc, dans notre exemple :

A1:a50;B1:B50;E1:E50

Remarque :

Les 2 références de cellules se trouvant aux extrémités d’une même plage de sélection sont séparées par le signe « deux points », tandis que les différentes plages de sélections sont séparées par le signe « point-virgule ».

Ici on aurait pu ruser, comme les colonnes A et B sont l’une à côté de l’autre, on aurait pu les sélectionner simultanément en réalisant une diagonale, ça donnerait donc ceci :

A1:B50;E1:E50

 

Bon, quoi qu’il en soit, après avoir saisi les plages de cellules dans la fenêtre « atteindre », pressez la touche entrée de façon à déclencher la sélection.

 

Maintenant nous allons choisir le format ajustement

 

Validez la commande du ruban :

ALT, Onglet "Accueil", sous menu "Cellules", bouton de déroulement « Format », « Ajuster la largeur de colonne… »

 

Rappel :

-                     Il est très important d’appliquer l’ajustement automatique uniquement sur les colonnes dont le risque de saisie d’importantes données est inexistant.

 

 


La largeur de colonne fixe

 

Imaginez que la colonne « adresses postales » soit la colonne G.

Vous devez donc sélectionner cette colonne.

Ici, nous allons employer une autre manière de sélectionner…

Placez-vous dans la première cellule à sélectionner, donc dans G1.

Activez le mode de sélection en pressant la touche F8 de la rangée des touches de fonctions de votre clavier.

Ouvrez la fenêtre « Atteindre » en pressant la touche F5 de cette même rangée.

Dans la fenêtre « Atteindre », saisissez la dernière cellule à sélectionner, donc, ici dans notre exemple, la cellule G50, puis pressez la touche entrée.

 

Comme la taille de la largeur par défaut des colonnes est insuffisante, nous allons la modifier, en claire, l’élargir mais toutefois, la largeur sera toujours fixe.

 

Validez la commande du ruban :

ALT, Onglet "Accueil", sous menu "Cellules", bouton de déroulement « Format », « Largeur de colonne… »

 

Une boîte de dialogue apparaît à l’écran et vous êtes directement positionnés dans une zone d’édition contenant la largeur de la colonne, la valeur par défaut est « 10,71 ».

Cette unité anglaise n’est pas très parlante, cependant, considérez qu’avec une taille de police de 10 points, la largeur par défaut ne permet pas d’excéder plus de 10 caractères !

Je vous propose de saisir la valeur 25 puis de pressez la touche « Entrée » sur le bouton « Ok ».

 

Voilà c’est bien, pour la colonne des adresses postales, vous avez une largeur fixe…

Mais ça ne suffit pas !

 

En effet, maintenant que la largeur est fixe, il ne faut pas que le contenu des cellules soit masqué à gauche ou à droite.

Nous allons donc activer le renvoi automatique à la ligne, mais attention, ici, lorsque je parle de ligne, il s’agit de plusieurs lignes dans une même cellule, et non pas les différentes lignes de la feuille…

 

Pressez la touche « Applications », et dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, validez la commande intitulée « Formats de cellules ».

Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, faites CTRL +TAB jusqu’à atteindre l’onglet « Alignement », puis faites tabulation jusqu’à la case à cocher intitulée

 « Renvoie automatique à la ligne ». cochez cette option en pressant la barre d’espacement, puis,

faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche « Entrée ».

Rappel :

·        Par contre, pour réaliser un saut de ligne : manuel à l’intérieure d’une cellule durant la saisie, le raccourci clavier est ALT +Entrée.

 

Super !

 

Mais ce n’est pas fini…

Et oui, maintenant que nous avons un renvoi automatique à la ligne à l’intérieure d’une même cellule, nous devons ajuster la hauteur de la ligne.

Et au cas où une ligne s’agrandit dans sa hauteur, il faut impérativement que les autres cellules placées sur la même ligne aient un alignement vertical « haut », et ce, de manière à ce que le tableau soit uniforme.

 

Sélectionnez l’intégralité de votre tableau.

Par exemple, de A1 à G1000.

 

Commençons par l’ajustement automatique de la hauteur !

Validez la commande du ruban :

ALT, Onglet "Accueil", sous menu "Cellules", bouton de déroulement « Format », « Ajuster la hauteur de ligne… »

 

Maintenant, passons à l’alignement vertical…

Pressez la touche « Applications », et dans le menu contextuel qui

apparaît à l’écran, validez la commande intitulée « Formats de cellules ».

Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, faites CTRL +TAB jusqu’à atteindre

l’onglet « Alignement », faites tabulation pour trouver la zone de liste déroulante intitulée « Alignement vertical », choisissez « Haut », validez ce choix, puis faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche « Entrée ».

 

Philippe BOULANGER