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Microsoft OUTLOOK 2010, Le calendrier

 

 

 

Table des matières

1.      Introduction ;

2.      Circuler dans le calendrier ;

3.      La planification

3.1  Créer un rendez-vous ponctuel ;

3.2  Créer un rendez-vous périodique ;

3.3  Créer un évènement pour une journée entière ;

3.4  Créer une demande de réunion.

4.      Le rappel ;

5.      La suppression ;

6.      L’enregistrement du calendrier.

 

Introduction

 

Le calendrier D’OUTLOOK permet :

1.      De noter des rendez-vous ;

2.      De planifier des réunions ;

3.      DE planifier des évènements.

 

Les rendez-vous, les réunions et les évènements peuvent être planifiés de façon ponctuelle ou périodique.

Lors de la création d’une réunion, toutes les personnes impliquées reçoivent automatiquement un

E-mail d’information.

 

Circuler dans le calendrier

 

Pour atteindre le calendrier, veuillez procéder de la façon suivante :

  1. Afficher la liste des dossiers en réalisant le raccourci clavier CTRL +Y ;
  2. Dans la liste des dossiers, placez-vous sur « Calendrier » et pressez la touche « Entrée ».

 

Dans le calendrier, 4 modes d’affichage sont disponibles mais 3 seulement sont particulièrement intéressants…

  1. L’affichage quotidien, activable depuis le ruban, ALT, Onglet « Affichage », « Réorganisation » sous menu, puis, « Jour », ou le raccourci clavier ÃLT +CTRL +&, (le et commercial). Dans ce cas, les flèches horizontales permettent de choisir un jour dans la semaine, et les flèches verticales permettent de circuler à travers les horaires d’une journée, le « samedi » et le « dimanche » sont affichés.
  2. L’affichage « Semaine de travail », activable depuis le ruban, ALT, Onglet « Affichage », « Réorganisation » sous menu, puis, « Semaine de travail », ou le raccourci clavier ÃLT +CTRL +é, (le E accent aigu). Dans ce cas, les flèches horizontales permettent de choisir un jour dans la semaine, et les flèches verticales permettent de circuler à travers les horaires d’une journée, le « samedi » et le « dimanche » ne sont pas affichés.
  3. L’affichage mensuel, activable depuis le ruban, ALT, Onglet « Affichage », « Réorganisation » sous menu, bouton partagé « Mois », puis, « Afficher les détails bas ». Dans ce cas, les flèches horizontales permettent de circuler dans les jours de la semaine, et les flèches verticales permettent de bondir de semaine en semaine ;

 

Dans le calendrier, voici quelques raccourcis clavier de JAWS :

Pour obtenir des informations relatives au rendez-vous sur lequel vous êtes positionnés,

annonce les dates de début et de fin de la période affichée ;

 

Sinon ?

 

 

La planification

 

Créer un rendez-vous ponctuel

 

Dans le calendrier, positionnez-vous sur le jour et sur l’heure depuis lesquels vous souhaitez insérer un rendez-vous ponctuel.

Pressez la touche « Applications », un menu contextuel apparaît à l’écran, validez la commande intitulée : « Nouveau rendez-vous ».

Une boîte de dialogue apparaît à l’écran, il s’agit d’une fiche que vous allez devoir renseigner…

Circulez dans cette fenêtre avec « tabulation » et MAJ +TAB.

1.      Vous êtes dans la zone d’édition intitulé » « objet », saisissez l’objet du rendez-vous ;

2.      Faites « tabulation », vous êtes dans la zone d’édition « Emplacement », saisissez le lieu du rendez-vous ;

3.      Faites 4 fois « tabulation », vous êtes dans une liste d’horaire, spécifiez l’heure de la fin du rendez-vous ;

4.      Faites 2 fois « tabulation », vous êtes dans une zone d’édition, saisissez optionnellement un commentaire.

 

 

Créer un rendez-vous périodique

 

Dans le calendrier, positionnez-vous sur le jour et sur l’heure depuis lesquels vous souhaitez insérer un rendez-vous périodique.

Pressez la touche « Applications », un menu contextuel apparaît à l’écran, validez la commande intitulée : « Nouveau rendez-vous périodique ».

Une boîte de dialogue apparaît à l’écran, il s’agit d’une fiche que vous allez devoir renseigner…

Circulez dans cette fenêtre avec « tabulation » et MAJ +TAB.

Ici, vous allez devoir sélectionner l’heure du rendez-vous, sa durée, sa fréquence, la date de début et de fin de la périodicité, les jours de la semaine concernés etc.

Puis, faites « tabulation » jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche « Entrée ».

Une nouvelle boîte de dialogue apparaît à l’écran…

  1. Vous êtes dans la zone d’édition intitulé » « objet », saisissez l’objet du rendez-vous périodique ;
  2. Faites « tabulation », vous êtes dans la zone d’édition « Emplacement », saisissez le lieu du rendez-vous périodique ;
  3. Faites une seule fois « tabulation », vous êtes dans une zone d’édition, saisissez optionnellement un commentaire.

 

 

Créer un évènement pour une journée entière

 

Dans le calendrier, positionnez-vous sur le jour et sur l’heure depuis lesquels vous souhaitez insérer un évènement.

Pressez la touche « Applications », un menu contextuel apparaît à l’écran, validez la commande intitulée : « Nouvel évènement d’une journée entière ».

Une boîte de dialogue apparaît à l’écran, il s’agit d’une fiche que vous allez devoir renseigner…

Circulez dans cette fenêtre avec « tabulation » et MAJ +TAB.

1.      Vous êtes dans la zone d’édition intitulé » « objet », saisissez l’objet de l’évènement ;

2.      Faites « tabulation », vous êtes dans la zone d’édition « Emplacement », saisissez le lieu de l’évènement ;

3.      Faites 4 fois « tabulation », vous êtes dans une zone d’édition, saisissez optionnellement un commentaire.

 

 

Créer une demande de réunion

 

La création de cet élément a pour spécificité de déclencher l’envoi d’un E-mail à tous les participants de la réunion.

Dans le calendrier, positionnez-vous sur le jour et sur l’heure depuis lesquels vous souhaitez insérer une demande de réunion.

Pressez la touche « Applications », un menu contextuel apparaît à l’écran, validez la commande intitulée : « Nouvelle demande de réunion ».

Vous arrivez dans un E-mail vierge…

Faites MAJ +TAB afin d’atteindre le bouton intitulé « à » et pressez la touche « Entrée ».

Le carnet d’adresse apparaît à l’écran…

Faites « tabulation » pour vous placer dans la liste des contacts :

  1. Positionnez-vous sur le premier contact à inviter ;
  2. Si la participation de ce contact est obligatoire, faites « tabulation » jusqu’au bouton intitulé « Obligatoire » et pressez la touche « Entrée », sinon, faites « tabulation » jusqu’au bouton intitulé « Facultatif » et pressez la touche « Entrée » ;
  3. Renouvelez l’opération pour les participants suivants…
  4. Ensuite, faites « tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche « Entrée ».

 

Vous êtes de retour dans l’E-mail…

  1. Faites « tabulation » jusqu’à la zone d’édition « Objet » et saisissez l’objet de la demande de réunion ;
  2. Faites « tabulation », vous êtes dans une zone d’édition intitulée « Emplacement », saisissez le lieu de la réunion ;
  3. Maintenant, vous devez sélectionner l’horaire et la durée de la réunion ;
  4. Faites « tabulation » jusqu’au corps de l’E-mail et saisissez le texte qui correspond à la nature de la demande ;
  5. Envoyez l’E-mail en réalisant le raccourci clavier CTRL +Entrée.

 

Note :

 

Le rappel

 

Quelques minutes avant un rendez-vous, un message de rappel apparaît à l’écran, pressez la touche « échappement ».

D’ailleurs, un petit son accompagne l’ouverture du rappel…

Puis, à l’heure du rendez-vous, le dernier message de rappel apparaît une nouvelle fois…

  1. Pour ouvrir la fiche du rendez-vous, faites tabulation jusqu’au bouton intitulé « Ouvrir l’élément » et pressez la touche « Entrée » ;
  2. Pour désactiver le rappel, faites « tabulation » jusqu’au bouton intitulé « Faire tout disparaître » et pressez la touche « Entrée ».

 

La suppression

 

Pour supprimer un élément du calendrier, positionnez-vous sur celui-ci et pressez la touche « tabulation ».

Ensuite, pressez la touche « Applications » et validez la commande intitulée « Supprimer ».

Selon le type de l’élément, vous allez devoir réalisez des choix…

  1. S’il s’agit d’un rendez-vous ponctuel, rien ne vous sera demandé ;
  2. S’il s’agit d’une demande de réunion, un E-mail d’annulation sera expédié à tous les participants ;
  3. S’il s’agit d’un rendez-vous périodique, vous devrez préciser s’il faut effacer le rendez-vous juste pour la journée courante, ou pour la période.

 

Note :

 

L’enregistrement du calendrier

 

Pour sauvegarder le calendrier dans votre disque, veuillez procéder comme suit :

1.      Dans OUTLOOK, introduisez-vous dans le calendrier ;

2.      Validez la commande du ruban : ALT, Onglet « Fichier », « Enregistrer le calendrier » ;

3.      Un explorateur de documents apparaît à l’écran, saisissez le nom du calendrier, parcourez à la recherche d’un dossier de destination, puis, faites tabulation jusqu’au bouton « Enregistrer » et pressez la touche « Entrée ».

 

Philippe BOULANGER