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OUTLOOK EXPRESS, les réponses & transferts

 

 

 

Le sommaire :

1.                 Introduction.

2.                 Répondre à l’expéditeur.

3.                 Répondre à l’expéditeur et à tous les destinataires.

4.                 Transférer un E-mail.

5.                 Transférer un E-mail en tant que pièce jointe.

6.                 Quelques précisions complémentaires :

6.1  Les groupes.

6.2  La fonction « envoi d’un message ».

 

 

Introduction

 

Selon les caractéristiques de l’E-mail que vous venez de recevoir, et selon le traitement que vous souhaitez réaliser depuis cet E-Mail, différentes possibilités d’émissions s’offrent à vous…

 

Pour commencer, quels sont les différents cas de figures concernant les caractéristiques de l’E-mail réceptionné ?

1.                 Vous venez de recevoir un E-mail sans pièce jointe pour lequel vous êtes le seul destinataire.

2.                 Vous venez de recevoir un E-mail sans pièce jointe pour lequel vous êtes plusieurs destinataires.

3.                 Vous venez de recevoir un E-mail avec une ou plusieurs pièces jointes pour lequel vous êtes le seul destinataire.

4.                 Vous venez de recevoir un E-mail avec une ou plusieurs pièces jointes pour lequel vous êtes plusieurs destinataires.

5.                 Vous venez de recevoir un E-mail en provenance d’un groupe tel que les listes de discutions de « YAHOO-GROUPES ».

 

Il va sans dire que, pour chacun de  ces cas de figures, plusieurs types de réponses ou de transferts sont possibles !

 

Pour commencer, apprenons immédiatement à faire la distinction entre une « réponse » et un « transfert ».

 

Dans les deux cas de figures, vous venez de recevoir un E-mail, la « réponse » permet de répondre par un message directement à l’expéditeur, tandis que dans le cas du « transfert », vous expédiez l’E-mail à un ou plusieurs autres destinataires, mais généralement pas à l’expéditeur car le transfert n’aurait bien sûr pas de sens…

Le « transfert » ne nécessite pas l’écriture d’un message, c’est à vous d’en juger l’intérêt.

 

Avec OUTLOOK EXPRESS, un contact recevant une réponse voit le contenu de l’objet précédé par le préfix « Re ».

Avec OUTLOOK EXPRESS, un contact recevant un E-mail transféré voit le contenu de l’objet précédé par le préfix « FW ».

 

Vous pouvez  donc en un coup d’œil savoir si :

1.                 L’E-mail reçu est un courrier tout neuf, l’expéditeur vient donc de débuter une conversation, (dans ce cas pas de préfix dans l’objet,)

2.                 L’E-mail reçu est une réponse d’un expéditeur à qui vous aviez écrit auparavant, dans le file de la conversation donc, vous êtes devenu le destinataire àvotre tour, alors (L’objet du courrier est précédé du préfix « Re »,)

3.                 L’E-mail reçu est le résultat d’un transfert dont vous avez été choisi comme destinataire, (L’objet du courrier est précédé du préfix « FW ».)

 

 


Répondre à l’expéditeur

 

Pour répondre simplement à un expéditeur, donc pour faire une réponse à un message que vous venez de recevoir, 2 cas de figures :

 

1.                 Première possibilité, vous êtes dans l’E-mail parce que vous l’avez ouvert par l’intermédiaire de la  touche « entrée »…

 

Dans ce cas, activez l’option de menu :

ALT, « Message|Répondre à l’expéditeur », ou le raccourci clavier CTRL +R.

 

Le curseur est placé en haut du courrier, saisissez votre réponse.

Ensuite, pour envoyer le courrier, activez l’option de menu :

ALT, « Fichier|Envoyer le courrier », ou le raccourci clavier CTRL +Entrée.

 

Vous vous retrouvez ensuite dans le courrier que vous avez reçu, fermez-le en pressant la touche « échappement ».

 

2.                 Deuxième possibilité, dans la boîte de réception, vous êtes positionnés sur l’E-mail mais vous ne l’avez pas ouvert…

 

Pressez la touche « Applications », descendez avec flèche basse jusqu’à atteindre la commande intitulée « Répondre », pressez la touche « entrée ». Au fait, vous pouvez également réaliser le raccourci clavier CTRL +R sans passer par la touche « Applications ».

 

Aussitôt, le curseur est placé en haut du courrier, alors, saisissez votre réponse.

Ensuite, pour envoyer le courrier, activez l’option de menu :

ALT, « Fichier|Envoyer le courrier », ou le raccourci clavier CTRL +Entrée.

 

Vous vous retrouverez automatiquement dans la boîte de réception…

 

 


Répondre à l’expéditeur et à tous les destinataires

 

Dans ce chapitre, vous venez de recevoir un E-mail qui est destinés à plusieurs contacts.

Vous vous en doutez donc, vous faites partie des destinataires du courrier…

 

Dans les fonctions de réponses d’OUTLOOK EXPRESS, vous pouvez répondre à l’expéditeur uniquement, ou bien répondre à tous, donc dans ce dernier cas, répondre à l’expéditeur et à tous les destinataires.

 

1.                 Première possibilité, vous êtes dans l’E-mail parce que vous l’avez ouvert par l’intermédiaire de la  touche « entrée »…

 

Dans ce cas, pour répondre uniquement à l’expéditeur, activez l’option de menu :

ALT, « Message|Répondre à l’expéditeur », ou le raccourci clavier CTRL +R.

En revanche, pour répondre à l’expéditeur et à tous les destinataires, activez l’option de menu :

ALT, « Message|Répondre à tous », ou le raccourci clavier MAJ +CTRL +R.

 

Le curseur est placé en haut du courrier, saisissez votre réponse.

Ensuite, pour envoyer le courrier, activez l’option de menu :

ALT, « Fichier|Envoyer le courrier », ou le raccourci clavier CTRL +Entrée.

 

Vous vous retrouvez ensuite dans le courrier que vous avez reçu, fermez-le en pressant la touche « échappement ».

 

2.                 Deuxième possibilité, dans la boîte de réception, vous êtes positionnés sur l’E-mail mais vous ne l’avez pas ouvert…

 

Pressez la touche « Applications ».

Puis, pour répondre au destinataire uniquement, dans le menu contextuel, descendez avec flèche basse jusqu’à atteindre la commande intitulée « Répondre », pressez la touche « entrée ».

Par contre, pour répondre à l’expéditeur et à tous les destinataires, dans le menu contextuel, descendez avec flèche basse jusqu’à atteindre la commande intitulée « Répondre à tous », pressez la touche « entrée ».

 

Au fait, vous pouvez également utiliser les raccourcis clavier sans pour autant devoir passer par le menu contextuel de la touche « Applications » !

Pour répondre uniquement à l’expéditeur, c’est le raccourci clavier CTRL +R.

Pour répondre à l’expéditeur et à tous les destinataires, c’est le raccourci clavier         MAJ +CTRL +R.

 

Aussitôt, le curseur est placé en haut du courrier, alors, saisissez votre réponse.

Ensuite, pour envoyer le courrier, activez l’option de menu :

ALT, « Fichier|Envoyer le courrier », ou le raccourci clavier CTRL +Entrée.

 

Vous vous retrouverez automatiquement dans la boîte de réception…

 

 


Transférer un E-mail

 

Nouveau chapitre, vous venez de recevoir un E-mail et vous souhaitez le transférer à un ou plusieurs destinataires.

Dans la solution proposée ici, le destinataire du « transfert » reçoit l’E-mail transféré en tant qu’E-Mail, ce qui signifie que l’E-mail transféré ne bascule pas en pièce jointe ; il est transféré point barre… 

Toutefois, vous pouvez saisir un message juste au-dessus du contenu de l’E-mail transféré, et le contenu de la ligne « objet » est précédé du préfix « FW ».

 

Au moment de réaliser le transfert, 2 cas de figures peuvent se présenter.

 

1.                 1. Première possibilité, vous êtes dans l’E-mail car vous l’avez ouvert par l’intermédiaire de la touche « Entrée ».

 

Activez l’option de menu :

ALT, « Message|Transférer », ou le raccourci clavier CTRL +F.

 

2.                 Deuxième possibilité, dans la boîte de réception, vous êtes positionnés sur l’E-mail à transférer mais il n’est pas ouvert.

 

Alors, réalisez le raccourci clavier CTRL +F, ou pressez la touche « Applications », puis dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, descendez avec flèche basse sur la commande intitulée « Transférer » et pressez la touche « Entrée ».

 

Dans les 2 cas de figure, vous êtes maintenant dans un E-mail de transfert, et positionnés directement sur une zone d’édition dans laquelle vous devez saisir le, ou les destinataires du transfert.

 

1.                 Saisissez au clavier l’adresse de messagerie du destinataire unique, ou,

2.                 Saisissez au clavier les adresses de messageries des différents destinataires, chacune des adresses devant être séparée de la suivante par un « point virgule », ou encore,

3.                 Sélectionnez le ou les destinataires directement depuis le carnet d’adresses en activant l’option de menu :

ALT, « Outils|Sélectionnez les destinataires ».

 

Ensuite, après avoir choisi le ou les destinataires, et ce, quelle que soit la manière employée, si vous souhaitez rajouter un message au transfert, faites tabulation jusqu’à atteindre la zone d’édition, puis réalisez votre saisie…

 

Pour envoyer le transfert, activez l’option de menu :

ALT, « Ficher|Envoyer le courrier », ou le raccourci clavier CTRL +Entrée.

 

Remarque :

-                    Si l’E-mail transféré comporte une ou plusieurs pièces jointes, ces dernières seront transférées également…


Transférer un E-mail en tant que pièce jointe

 

Nouveau chapitre, vous venez de recevoir un E-mail et vous souhaitez le transférer à un ou plusieurs destinataires.

Dans la solution proposée ici, le destinataire du « transfert » reçoit l’E-mail en tant que pièce jointe à un nouveau courrier.

Du coup, vous pouvez saisir un message dans le nouveau courrier !

 

Au moment de réaliser le transfert, 2 cas de figures peuvent se présenter.

 

1.                 1. Première possibilité, vous êtes dans l’E-mail car vous l’avez ouvert par l’intermédiaire de la touche « Entrée ».

 

Activez l’option de menu :

ALT, « Message|Transférer en tant que pièce jointe ».

 

2.                 Deuxième possibilité, dans la boîte de réception, vous êtes positionnés sur l’E-mail à transférer mais il n’est pas ouvert.

 

Alors, pressez la touche « Applications », puis dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, descendez avec flèche basse sur la commande intitulée « Transférer en tant que pièce jointe » et pressez la touche « Entrée ».

 

Dans les 2 cas de figure, vous êtes désormais dans un E-mail tout neuf !

Il ne vous reste plus qu’à sélectionner le ou les destinataires, de saisir la ligne « objet », puis bien sûr, à formuler un courrier…

Quant à l’E-mail transféré, il est désormais devenu une pièce jointe ! D’ailleurs, si cet

E-mail contenait une ou plusieurs pièces jointes, ces dernières l’accompagneront fidèlement…

 

Puis, pour envoyer l'E-Mail, activez l’option de menu :

ALT, « Ficher|Envoyer le courrier », ou le raccourci clavier CTRL +Entrée.

 

 


Quelques précisions complémentaires

 

Les groupes

 

Les groupes sont dits aussi, « liste de discutions ».

Le principe est simple, vous êtes inscrits en tant que « membre » à un groupe qui a une adresse de messagerie commune à tous les membres.

-         Lorsqu’un membre expédie un E-mail à destination du groupe, tous les membres reçoivent simultanément l’E-mail.

 

Ensuite, lorsqu’un membre décide de répondre au courrier, ce sont tous les membres encore une fois, qui reçoivent la réponse.

 

Pourtant, lors de l’opération de « réponse », le membre n’a pas besoin de rechercher une fonction d’OUTLOOK EXPRESS permettant de répondre à tous les membres !

En effet, dans le cadre de la participation à un groupe, une réponse simple suffit pour que tous les membres reçoivent simultanément le courrier…

 


La fonction « Envoi d’un message »

 

Dans les différents types de messages que l’on peut recevoir, il existe la fonction « Envoi d’un message ».

Cette fonction d’envoi est réalisée par l’expéditeur depuis l’explorateur de documents de WINDOWS, et ce, lorsqu’il réalise un clic droit sur le fichier à vous expédier, puis sur la commande « Envoyer vers| puis Destinataire » du menu contextuel.

 

Lorsque vous recevez un E-mail de ce type, l’objet commence systématiquement par le texte « Envoi d’un message » puis suivi du nom du fichier se trouvant en pièce jointe…

 

Philippe BOULANGER