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OUTLOOK EXPRESS, La signature

 

 

Le sommaire :

  1. Qu’est-ce que c’est ?
  2. La création d’une signature simple au format « texte ».
  3. La création de la signature en HTML directement.
  4. La création de la signature HTML via WORD.
  5. Supprimer une signature.
  6. Configurer les signatures.

 

Qu’est-ce que c’est ?

 

Dans OUTLOOK EXPRESS, une signature correspond à un bloc de texte contenant les coordonnées que vous souhaitez diffuser. Ces coordonnées peuvent être bien sûr votre adresse de messagerie, un pseudo SKYPE ou MSN, l’adresse d’un site INTERNET etc.

Toutefois, votre signature peut également contenir du texte libre telle qu’une formule de politesse, une adresse postale, une citation ou des informations relatives à vos activités…

 

La source de la signature ?

 

La solution la plus simple pour définir une signature, c’est de saisir directement le texte dans la boîte de dialogue de création de signatures. Dans ce cas, la signature appartiendra directement à la configuration d’OUTLOOK EXPRESS.

Cependant, il est possible de créer un fichier externe aux formats « texte » ou « HTML », puis de créer une relation entre la signature et le fichier. Dans ce cas de figure, c’est le fichier externe qui sera inséré en tant que signature…

 

L’aspect de la signature ?

 

Si vous élaborez une signature au format « texte », vous ne pourrez appliquer aucune présentation, seuls les liens seront reconnus comme liens hypertexte et donc, activables. D’ailleurs, un lien peut être une adresse URL de site ou une adresse de messagerie.

Toutefois, au format « texte », vous ne pouvez pas masquer l’adresse URL ou l’adresse de messagerie par une étiquette de lien.

Vos liens seront donc du genre :

 

http://///.jaws-actions.fr

Ou encore

philippe.boulanger@jaws-actions.fr

 

Par contre, en définissant une signature au format HTML, vous pouvez utiliser toute la puissance de ce langage en terme de présentation…

 

Et là, 2 possibilités s’offrent à vous !

Créer une signature en écrivant vous-mêmes le code HTML dans un fichier externe,

Élaborer la signature dans WORD afin d’en simplifier l’écriture…

(Dans ce dernier cas de figure, pas besoin de connaître le langage HTML.)

 

Ce qui est sûr, c’est qu’en utilisant le HTML, outre la puissance du formatage mis à votre disposition, vous pourrez en plus masquer les adresses URL, les pseudos ou adresses de messageries par du texte !

 

Regardez ce que ça donne…

 

Visiter notre site

Ou encore

Écrivez-moi vite !

Ou encore

Appelez-moi sur SKYPE >>

 

Pour finir l’intro ?

Ok, pas de problème…

Encore une chose alors, la signature peut être insérée automatiquement dans chaque

E-mail en cours d’élaboration. Mais vous pouvez également choisir manuellement la signature de votre choix depuis le menu déroulant d’OUTLOOK EXPRESS.

 

Au préalable, que faut-il configurer ?

 

Bonne question…

Avant de vous lancer dans la création de signatures, je vous propose une petite configuration.

 

Lancez OUTLOOK EXPRESS.

Activez l’option du menu déroulant :

ALT, « Outils|Options ».

 

Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, réalisez le raccourci clavier CTRL +TAB jusqu’à atteindre l’onglet intitulé « Lecture ».

Dans cette fenêtre, vérifiez que la case à cocher intitulée :

« Lire tous les messages en texte clair » ne soit pas cochée…

Si cette option est cochée, décochez-là et validez le bouton « Appliquer ».

 

Maintenant, faites CTRL +TAB jusqu’à l’onglet intitulé « Envois ».

Dans cette fenêtre, vous trouverez 2 boutons radio offrant 2 choix de formats, « TEXTE BRUT » et « HTML ».

Pour ces deux boutons radio, choisissez le format « HTML », puis validez le bouton « Appliquer ».

 

Pour finir, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée.

 

Une dernière remarque ?

Ok, maintenant que l’introduction est lue, je vous conseille de lire uniquement le chapitre concernant le type de signature que vous désirez, mais ensuite, lisez tout de même le dernier chapitre intitulé :

« Configurer les signatures ».

Voilà, tchao.


La création d’une signature simple au format « texte »

 

Lancez OUTLOOK EXPRESS.

Activez l’option du menu déroulant :

ALT, « Outils|Options ».

Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, réalisez le raccourci clavier CTRL +TAB jusqu’à atteindre l’onglet intitulé « Signatures ».

Ensuite, faites tabulation jusqu’au bouton « Nouveau » et pressez la touche entrée.

 

Vous arrivez dans une zone d’édition, saisissez le contenu de votre signature.

D’ailleurs, vous pouvez consommer la touche « entrée » car cette zone d’édition est multi lignes…

Dans le cas de la saisie d’adresse URL de sites ou d’adresses de messagerie, saisissez directement les adresses URL ou les adresses de messageries complètes !

Ensuite, faites tabulation jusqu’au bouton intitulé « Appliquer » et pressez la touche entrée.

 

Voilà, votre signature est créée et elle possède un nom du genre « signature1 », « ou signature2 », ou encore, « signature3 » etc.…

Je vous propose donc de la renommer afin de lui donner un nom bien plus parlant !

Faites tabulation jusqu’au bouton intitulé « Renommer » et pressez la touche entrée.

Vous êtes alors placés dans une zone d’édition, saisissez le nom de la signature puis pressez la touche entrée pour la valider…

Voilà, pour finir, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée.

 

 


La création de la signature en HTML directement.

 

Pour commencer, nous allons créer un fichier au format HTML que nous pouvons baptiser « signature.html », mais vous êtes libres de lui donner le nom de votre choix…

 

Dans ce fichier, depuis par exemple le blocnotes, vous devez saisir le contenu de la signature balisé avec du code HTML.

  Cependant, vous pouvez attaquer le code directement au niveau des titres et paragraphes, c’est-à-dire en ne saisissant que le contenu du <body>.

A titre d’exemple :

 

<h1>Bien amicalement,</h1>

<p>Toto de LA FONTAINE</p>

<pour m'écrire ?<br />

<a href="mailto:toto.de-la-fontaine@orange.fr">

M'envoyer un courrier</a></p>

<p>Pour m'appeler sur SKYPE ?<br />

<a href="callto:toto.44">

Appelez-moi sur SKYPE</a></p>

 

Vous voyez, rien de plus simple, il faut néanmoins connaître les principales balises HTML !

 

Ensuite, enregistrez le fichier dans un dossier où il sera à l’abri…

 

Lancez OUTLOOK EXPRESS.

Activez l’option du menu déroulant :

ALT, « Outils|Options ».

Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, réalisez le raccourci clavier CTRL +TAB jusqu’à atteindre l’onglet intitulé « Signatures ».

Ensuite, faites tabulation jusqu’au bouton « Nouveau » et pressez la touche entrée.

 

Vous arrivez dans une zone d’édition, surtout, ne saisissez rien…

Faites tabulation jusqu’à atteindre un bouton radio contenant 2 choix, « Texte » et « Fichier ».

Choisissez « Fichier », puis faites tabulation jusqu’au bouton intitulé « Parcourir » et pressez la touche entrée.

Dans l’explorateur de documents qui apparaît à l’écran, vous devez rechercher le fichier « HTML » que nous venons de créer !

Toutefois, avant de vous lancer dans sa recherche, dans la zone de liste déroulante intitulée « Type du fichier », validez le format « HTML ».

Puis, après avoir sélectionnés le fichier, validez le bouton « Ouvrir », vous êtes de retour dans la fenêtre précédente…

 

Voilà, votre signature est créée et elle possède un nom du genre « signature1 », « ou signature2 », ou « signature3 » etc.…

Je vous propose donc de la renommer afin de lui donner un nom bien plus parlant !

Faites tabulation jusqu’au bouton intitulé « Renommer » et pressez la touche entrée.

Vous êtes alors placés dans une zone d’édition, saisissez le nom de la signature puis pressez la touche entrée pour la valider…

Voilà, pour finir, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée.

 

 


La création de la signature HTML via WORD

 

Bon, nous allons créer une belle signature via WORD, vous êtes ok ?

Lancez WORD.

Activez l’option de menu :

ALT, « Fichier|Enregistrer en tant que page WEB ».

Une boîte de dialogue apparaît à l’écran, il s’agit d’un explorateur de documents.

Vous êtes directement placés dans une zone d’édition, saisissez le nom de la signature.

Faites tabulation une seule fois pour atteindre le type du format, avec les flèches verticales, choisissez :

« Page WEB filtrée HTM, HTML », puis pressez la touche entrée.

Il ne vous reste plus maintenant qu’à choisir le dossier de destination et de valider le bouton intitulé « Enregistrer ».

Un message de confirmation apparaît à l’écran, vous êtes dores et déjà sur le bouton « Oui », pressez la touche entrée.

 

Voilà, vous pouvez élaborer votre signature !

Pour appliquer un style, sélectionnez le texte concerné, puis choisissez un style dans le menu déroulant :

ALT, « Format|Styles et mises en forme ».

 

Pour créer un lien :

Saisissez le texte du lien puis sélectionnez-le,

Activez l’option de menu :

ALT, « Insertion|Lien », ou CTRL +K.

Dans la zone d’édition qui apparaît à l’écran, saisissez l’adresse URL d’un site, ou une adresse de messagerie précédée de mailto : ou un pseudo précédé de callto :

Validez la création du lien en pressant la touche entrée.

 

Remarque :

Dans le cas de mailto : et de callto :, vous devez saisir le signe « deux points » avant l’adresse de messagerie ou le pseudo.

 

 

Pour finir, quittez WORD.

Validez bien sûr le message de confirmation d’enregistrement des modifications, puis celui de confirmation du choix du format « HTML filtrée ».

 

Lancez OUTLOOK EXPRESS.

Activez l’option du menu déroulant :

ALT, « Outils|Options ».

Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, réalisez le raccourci clavier CTRL +TAB jusqu’à atteindre l’onglet intitulé « Signatures ».

Ensuite, faites tabulation jusqu’au bouton « Nouveau » et pressez la touche entrée.

 

Vous arrivez dans une zone d’édition, surtout, ne saisissez rien…

Faites tabulation jusqu’à atteindre un bouton radio contenant 2 choix, « Texte » et « Fichier ».

Choisissez « Fichier », puis faites tabulation jusqu’au bouton intitulé « Parcourir » et pressez la touche entrée.

Dans l’explorateur de documents qui apparaît à l’écran, vous devez rechercher le fichier « HTML » que nous venons de créer dans WORD !

Toutefois, avant de vous lancer dans sa recherche, dans la zone de liste déroulante intitulée « Type du fichier », validez le format « HTML ».

Puis, après avoir sélectionnés le fichier, validez le bouton « Ouvrir », vous êtes de retour dans la fenêtre précédente…

 

Voilà, votre signature est créée et elle possède un nom du genre « signature1 », « ou signature2 », ou « signature3 » etc.…

Je vous propose donc de la renommer afin de lui donner un nom bien plus parlant !

Faites tabulation jusqu’au bouton intitulé « Renommer » et pressez la touche entrée.

Vous êtes alors placés dans une zone d’édition, saisissez le nom de la signature puis pressez la touche entrée pour la valider…

Voilà, pour finir, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée.

 

 


Supprimer une  signature

 

Lancez OUTLOOK EXPRESS.

Activez l’option du menu déroulant :

ALT, « Outils|Options ».

Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, réalisez le raccourci clavier CTRL +TAB jusqu’à atteindre l’onglet intitulé « Signatures ».

 

Faites tabulation pour atteindre la liste des signatures, puis, avec vos flèches verticales, positionnez-vous sur le nom de la signature à supprimer.

Maintenant, faites tabulation jusqu’au bouton intitulé « Supprimer » et pressez la touche entrée, la signature est détruite !

Pour valider les modifications, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée…

 

 


Configurer les signatures

 

Maintenant que votre ou vos signatures sont créées, nous devons les configurer…

Pourquoi ?

Eh bien tout simplement parce que nous avons plusieurs possibilités qui s’offrent à nous concernant « d’insertion automatique de la signature » !

Une signature peut être insérée automatiquement dans les nouveaux courriers, mais elle peut aussi être insérée manuellement.

Autre chose. Si vous créez plusieurs signatures et que vous en désirez une par défaut, il va falloir la définir !

 

Bon, voici comment insérer manuellement une signature…

Lorsque vous êtes en train d’élaborer un E-mail, placez le curseur à l’endroit où doit être insérée une signature.

 Ensuite, activez l’option du menu déroulant :

ALT, « Insertion|Signatures (sous menu)|et pressez la touche sur le nom de la signature de votre choix.

L’insertion est réalisée…

 

Mais pour configurer les signatures, veuillez procéder comme suit :

 

Lancez OUTLOOK EXPRESS.

Activez l’option du menu déroulant :

ALT, « Outils|Options ».

Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, réalisez le raccourci clavier CTRL +TAB jusqu’à atteindre l’onglet intitulé « Signatures ».

 

Avec tabulation, vous trouverez consécutivement les cases à cocher suivantes :

 

« Ajouter les signatures à tous les messages sortants ».

Bon, le message est clair… Si vous souhaitez que votre signature soit insérée automatiquement à tous les messages sortants, cochez cette option en pressant la barre d’espacement.

 

« Ne pas ajouter de signatures aux réponses et transferts ».

Rien de compliqué ! Si vous souhaitez que la signature soit automatiquement insérée lorsque vous répondez à un E-mail ou si vous le transférez, il ne faut pas cocher cette option…

 

Et puis, pour finir, si vous possédez plusieurs signatures, il faut bien déterminer celle qui sera insérée automatiquement !

Alors faites tabulation pour atteindre la liste des signatures, sélectionnez la signature de votre choix depuis vos flèches verticales, puis faites tabulation jusqu’au bouton intitulé « Par défaut » et pressez la touche entrée.

 

Pour valider définitivement votre configuration, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée.

 

Philippe BOULANGER