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WORD 2010, Créer, Enregistrer et Ouvrir un document

 

 

 

Table des matières

1.                 Introduction ;

2.                 Enregistrer un document ;

3.                 Les options d’enregistrement ;

4.                 Gérer les 2 formats de WORD

4.1             Introduction ;

4.2             L’installation ;

4.3             La conversion.

5.                 Ouvrir un ou plusieurs documents.

 

Introduction

 

WORD 2010 propose un format de documents identique au 2007, c’est-à-dire autre que celui produit par les versions antérieures, 97, 2000, 2002 et 2003.

Avec ces versions antérieures, le format produit était le « DOC ».

A partir de la version 2007, le format produit est le « docx ».

 

Cette particularité n’est pas sans contraintes !

En effet, nous allons nous confronter à des problèmes d’incompatibilités entre ces deux formats et les différentes versions de WORD.

Ces contraintes doivent être connues et gérées.

 

Enregistrer un document

 

Lorsque vous venez de saisir du texte dans WORD, pour enregistrer ce texte dans un document, veuillez procéder comme suit :

Validez la commande de l’onglet «Fichier» :

ALT +F, enregistrer sous…

 

Une boîte de dialogue apparaît à l’écran, il s’agit d’un explorateur de documents…

Vous êtes directement placés dans une zone d’édition, saisissez le nom du nouveau document en cours d’enregistrement.-

Maintenant, vous devez choisir le format du document !

Alors, faites une seule fois tabulation pour atteindre la zone de liste déroulante intitulée « Types du document ».

Par défaut, le format proposé est :

« Document WORD .docx ».

-                    Il s’agit bien sûr du format de WORD 2007/2010…

Si ce format vous convient, eh bien ne changer rien, sinon, pour enregistrer le document à l’ancien format, pressez flèche basse jusqu’à atteindre :

« Document WORD 97, 2003 », puis pressez la touche entrée.

 

Maintenant vous pouvez parcourir à la recherche d’un dossier de destination…

Rappel :

·        Le raccourci clavier pour atteindre directement la liste intitulée « Enregistrer dans », est ALT +D.

 

Si vous souhaitez protéger votre document par un mot de passe, faites tabulation jusqu’au bouton intitulé « Outils » et pressez la touche « Entrée ».

Dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, pressez flèche basse jusqu’à la commande intitulée  « Options générales » et pressez la touche « Entrée.

Une nouvelle boîte de dialogue apparaît à l’écran…

 

Dans la première zone d’édition, vous pouvez saisir un mot de passe si vous souhaitez que le document soit protégé en lecture, donc en consultation.

Par contre, pour le rendre accessible en consultation mais pas en écriture, il faut faire tabulation pour atteindre la seconde zone d’édition. C’est dans cette dernière que vous saisirez le mot de passe…

Vous avez donc le choix entre ces 2 niveaux de sécurité…

 

Ensuite, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche « Entrée ».

WORD vous demande alors de confirmer le mot de passe. Il affiche une zone d’édition, saisissez le mot de passe une nouvelle fois. Puis, après l’avoir saisi, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche « Entrée ».

Vous êtes de retour dans l’explorateur de documents…

 

Pour valider définitivement l’enregistrement du document, faites tabulation jusqu’au bouton « Enregistrer » et pressez la touche « Entrée ».

 

 


Les options d’enregistrement

 

Voici une boîte de dialogue contenant des options d’enregistrement de documents.

 

Validez la commande de l’onglet «Fichier» :

ALT +F, enregistrer sous…

 

Dans l’explorateur de documents qui apparaît à l’écran, faites tabulation pour atteindre le bouton intitulé « Outils », puis pressez la touche « Entrée ».

Un menu contextuel apparaît à l’écran, pressez flèche basse jusqu’à la commande intitulée « Options d’enregistrement » et pressez la touche « Entrée ».

Une nouvelle boîte de dialogue apparaît à l’écran…

Avec la touche « tabulation », vous trouverez consécutivement les différentes options d’enregistrement…

 

Dans la zone de liste déroulante intitulée :

« Enregistrer les documents au format suivant », vous pourrez choisir le format d’enregistrement par défaut des documents.

Le format par défaut est « WORD 2007/2010 .docx ».

-                    Vous pouvez bien sûr choisir l’ancien format de WORD…

 

Vous disposez également d’une zone d’édition intitulée « Dossier par défaut » dans laquelle est affiché le dossier de destination proposé pour tous les enregistrements. Si vous désirez changer de dossier, faites tabulation jusqu’au bouton « Parcourir » et pressez la touche « Entrée ».

Dans l’explorateur de documents qui apparaît à l’écran, sélectionnez un nouveau dossier et validez le bouton « Ok ».

 

Pour valider définitivement la nouvelle configuration, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche « Entrée ».

De retour dans l’explorateur de documents intitulé « Enregistrer sous », pressez la touche « échappement ».

 


Gérer les 2 formats de WORD

 

Introduction

Comme il vous a été signalé précédemment dans le chapitre « introduction » de ce manuel, WORD produit 2 formats de documents selon la version du logiciel utilisée.

 

·        WORD 97, 2000, 2002 et 2003 produisent le format « DOC » ;

·        WORD 2007 et 2010 produisent le format « docx ».

 

Dans le cadre de l’exploitation des documents, on peut se retrouver face à d’éventuels problèmes d’incompatibilités…

 

1.      Concernant le format « DOC » des versions de WORD antérieures à la version 2007, vous pouvez ouvrir ces documents dans WORD 2010. Toutefois, le document ne s’ouvrira pas dans l’interface traditionnelle de WORD… En effet, une interface spécifique sera affichée. Cette interface se nomme « Mode de compatibilité ».

Pas grand-chose ne changera, vous pourrez consulter ou modifier les documents ouverts dans ce mode de compatibilité. En revanche, certaines nouvelles propriétés de WORD 2010 seront inaccessibles.

2.      Concernant le format « docx » des WORD 2007 et 2010, il vous sera impossible d’ouvrir ces documents depuis un WORD antérieur.

Vous devez passer par une conversion de formats de « docx » en « DOC ».

Pour ce faire, plusieurs solutions s’offrent à vous…

 

Ici dans ce chapitre, la solution qui va vous être présentée consiste à employer un utilitaire de conversions.

Facile à installer, facile à utiliser, téléchargez dès maintenant

« File-Format-Converters » :

 

Cliquez ici pour télécharger File Format converter

L’installation

 

Débutez l’installation, un assistant apparaît à l’écran…

Dans la première fenêtre, faites tabulation jusqu’à entendre « Cliquez ici ».

Ensuite, faites joindre JAWS à PC en réalisant le raccourci clavier Insère +Moins du pavé numérique, puis, réalisez un clic gauche de la souris en pressant la touche « barre oblique » de ce pavé.

Réactivez le curseur PC en pressant la touche « Plus », toujours du pavé numérique, faites tabulation jusqu’au bouton « Continuer » et pressez la touche entrée.

Patientez durant l’installation…

A la fin de celle-ci, un message de succès vous indique la fin de l’opération, vous êtes sur le bouton « Ok », pressez la touche entrée.

 

La conversion

Pour convertir un document WORD d’un format à l’autre, vous devez vous positionner sur le fichier sans l’ouvrir.

Ensuite, pressez la touche « Applications ».

Dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, pressez flèche basse jusqu’à atteindre la commande intitulée « Enregistrer sous », pressez la touche entrée.

 

Un explorateur de documents apparaît à l’écran, le dossier de destination proposé et celui dans lequel vous êtes actuellement…

Vous pouvez bien sûr choisir un autre dossier, même changer le nom du fichier en sortie. Quoi qu’il en soit, rassurez-vous, le document de base sur lequel vous réalisez le traitement ne sera pas affecté.

 

Dans l’explorateur de documents, faites tabulation jusqu’au bouton « Enregistrer » et pressez la touche entrée.

Patientez durant l’opération de conversion…

Un message de succès de conversion apparaît à l’écran, vous êtes sur le bouton « Ok », pressez la touche entrée ;

 


Ouvrir un ou plusieurs documents

 

Pour commencer, la solution la plus simple pour ouvrir un document est de se positionner sur le nom d’un document WORD depuis l’explorateur WINDOWS et de presser la touche « Entrée ».

Automatiquement, le document se retrouve ouvert dans le logiciel approprié, donc ici en l’occurrence, dans MICROSOFT WORD 2010.

 

Vous pouvez également lancer WORD en premier, puis valider l’option de l’onglet «Fichier» :

ALT +F, Ouvrir, ou le raccourci clavier CTRL +O.

Dans l’explorateur de documents qui apparaît à l’écran, vous devez parcourir à la recherche du document à ouvrir, puis, valider le bouton intitulé « Ouvrir ». Le document est ouvert…

 

Vous pouvez ouvrir autant de documents que cela vous chante!

1.                 Soit vous ouvrez chaque document par l’intermédiaire de la boîte de dialogue « Ouvrir » de WORD ;

2.                 Soit depuis l’explorateur de WINDOWS, vous sélectionnez plusieurs documents avant de presser la touche « Entrée ».

 

Quoi qu’il en soit, ces 2 démarches auront pour conséquence d’ouvrir plusieurs documents dans votre WORD.

Pour basculer entre les différents documents ouverts, utilisez le raccourci clavier CTRL +F6.

Vous pouvez également utiliser une option de menu intitulée « Fenêtre ». Pour ce faire, rendez-vous dans le ruban :

ALT,  onglet "Affichage", sous menu "Fenêtre".

Dans les commandes de cet onglet, circulez avec tabulation sur le nom des différents documents ouverts dans WORD. Pour en afficher un, pressez la touche « Entrée » sur son nom.

 

Pour fermer le document actuellement affiché dans WORD, validez la commande de l’onglet «Fichier» :

ALT +F, Fermer, ou le raccourci clavier CTRL +F4.

 

Pour quitter WORD, validez la commande de l’onglet «Fichier» :

ALT +F, Quitter, ou le raccourci clavier ALT +F4.

 

Philippe BOULANGER