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WORD 2010, Insertions et liaisons de documents

 

 

 

Table des matières

1.                 L’insertion du contenu d’un document WORD ;

2.                 La liaison :

2.1             Présentation de la liaison ;

2.2             Liaison avec un document WORD ;

2.3             Autres documents liés ;

2.4             La mise à jour des champs de liaisons.

 

 

L’insertion du contenu d‘un document WORD

 

L’insertion que nous allons réaliser dans ce chapitre permet d’insérer l’intégralité d’un document externe dans votre document actuellement ouvert dans WORD.

Il s’agit d’une opération « d’insertion » au sens propre du terme, dans le sens où, une fois inséré, le document externe sera définitivement ignoré. En clair, si ce document reçoit des modifications, ces dernières seront complètement ignorées par le document dans lequel l’insertion a été réalisée.

·        On peut donc considérer qu’une insertion est un « copier-Coller « du contenu d’un document externe.

 

Pour réaliser une insertion de document, vous devez au préalable ouvrir le document principal, le document qui va accueillir le contenu du document externe.

Ensuite, positionnez le curseur à l’endroit exact où doit avoir lieue l’insertion…

 

Validez la commande du ruban :

ALT, onglet « Insertion », sous menu « Texte », bouton partagé « Objet »,

commande « Texte d’un fichier ». 

 

Un explorateur de documents apparaît à l’écran.

Parcourez à la recherche du document à insérer, puis, dans l’explorateur, faites tabulation jusqu’au bouton intitulé « Insérer » et pressez la touche « Entrée ».

L’insertion est réalisée…


La liaison

 

Présentation de la liaison

 

Une liaison n’est pas une insertion pure du contenu d’un document dans un autre.

Dans le cas d’une insertion comme présentée dans le chapitre précédent, le contenu du document inséré était devenu partie intégrante du document dans lequel l’insertion avait été réalisée. En fait, après l’insertion, on ne pouvait même pas s’apercevoir qu’il s’agissait d’un contenu inséré… Le contenu était là, comme si on l’avait saisi directement au clavier !

 

Quant à la liaison, comme son nom l’indique, il s’agit d’une liaison qui permet de visualiser le contenu d’un document dans un autre…

La vue du document lié peut se faire sous la forme d’une icône, mais aussi sous la forme d’un champ qui affiche partiellement le document lié, et dont l’utilisateur peut en survoler le contenu par l’intermédiaire de la souris et des ascenseurs placés dans le champ.

Avec JAWS, le champ est représenté dans une ligne unique, et lorsque le curseur atteint cette ligne, la lecture de l’intégralité du document débute.

Il suffit de déplacer le curseur vers la ligne du haut ou vers la ligne du bas pour que nous quittions le champ…

Depuis un document WORD, on peut donc avoir directement  accès aux contenus d’un autre document, sois par l’intermédiaire d’un champ qui affiche partiellement le contenu du document lié, soit par une icône qui le représente.

Toutefois, dans ces deux cas de figure, on peut ouvrir les documents liés, et ce, par l’intermédiaire du menu contextuel.

 


La liaison avec un document WORD

 

Positionnez le curseur à l’endroit exact où doit avoir lieue l’insertion de la liaison.

Ensuite, validez la commande du ruban :

ALT, onglet « Insertion », sous menu « Texte », bouton partagé « Objet »,

Commande « Objet ».

Une boîte de dialogue apparaît à l’écran, vous êtes directement dans l’onglet « Nouvel objet ».

Dans la liste des types de documents dans laquelle vous venez d’atterrir, choisissez « Document Microsoft WORD ».

 

Maintenant, réalisez le raccourci clavier CTRL +TAB afin d’activer l’onglet « Créer à partir d’un fichier ».

Dans cet onglet, faites tabulation jusqu’au bouton « parcourir » et pressez la touche « Entrée ».

Un explorateur de documents apparaît à l’écran…

Parcourez à la recherche du document WORD qui doit être lié, puis, faites tabulation jusqu’au bouton « Insérer » et pressez la touche « Entrée ».

 

Vous êtes de retour dans la fenêtre précédente.

Faites tabulation jusqu’à atteindre la case à cocher intitulée :

« Lié au fichier », cochez cette option en pressant la barre d’espacement.

Faites tabulation jusqu’à atteindre la case à cocher intitulée :

« Afficher sous forme d’icône », cochez cette option si vous le désirez !

-                    Si vous ne la cochez pas, la liaison sera représentée par un champ qui affichera directement la vue du contenu du fichier lié.

Mais dans le cadre de la découverte de cette fonction, vous devez essayer les deux…

Pour finir, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche « Entrée ».

 

Voilà, la liaison est faite…

S’il s’agit d’une liaison de type « champ », eh bien vous constaterez que le simple fait de placer le curseur sur le champ en amorce la lecture.

 

Si vous souhaitez ouvrir le document lié, positionnez le curseur sur la liaison, puis pressez la touche « Applications ».

Dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, validez la commande intitulée :  

« Objet document lié (sous menu,) |Lien Ouvrir ».

 

Le document lié s’ouvre dans une nouvelle fenêtre de WORD…

Pour refermer se document et revenir dans le principal, réalisez le raccourci clavier CTRL +F4, l’équivalence de la validation de la commande du ruban :

ALT F pour « onglet Fichier », "Fermer".

 


Autres documents liés

 

Il vous est possible de réaliser une liaison avec un document autre qu’un document de type WORD, et heureusement !

Par exemple, nous allons insérer une vidéo de type « WMV », vous êtes Ok ?

 

Au préalable, positionnez le curseur à l’endroit exact où doit avoir lieue l’insertion de la liaison.

 

Ensuite, validez la commande du ruban :

ALT, onglet « Insertion », sous menu « Texte », bouton partagé « Objet »,

Commande « Objet ».

 

Une boîte de dialogue apparaît à l’écran, vous êtes directement dans l’onglet « Nouvel objet ».

Dans la liste des types de documents sur laquelle vous venez d’atterrir, choisissez

« Clip vidéo ».

 

Maintenant, réalisez le raccourci clavier CTRL +TAB afin d’activer l’onglet « Créer à partir d’un fichier ».

Dans cet onglet, faites tabulation jusqu’au bouton « parcourir » et pressez la touche « Entrée ».

Un explorateur de documents apparaît à l’écran…

Parcourez à la recherche du fichier vidéo qui doit être lié, puis, faites tabulation jusqu’au bouton « Insérer » et pressez la touche « Entrée ».

Vous êtes de retour dans la fenêtre précédente.

Faites tabulation jusqu’à atteindre la case à cocher intitulée :

« Lié au fichier », cochez cette option en pressant la barre d’espacement.

Faites tabulation jusqu’à atteindre la case à cocher intitulée :

« Afficher sous forme d’icône », cochez cette option.

Pour finir, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche « Entrée ».

 

Voilà, la liaison est faite…

Dans votre document, vous avez désormais une icône qui représente la liaison avec la vidéo.

Pour activer cette vidéo, positionnez-vous sur l’icône et pressez la touche « Applications ».

Dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, validez la commande intitulée :

« Objet Package (sous menu,) |Activer le contenu ».

Voilà, la vidéo est exécutée dans votre lecteur multimédia, ultérieurement, ALT +F4 pour revenir dans votre document.

 


Mise à jour des champs de liaisons

 

Eh oui, lorsqu’un document WORD     est lié par un champ, le contenu du document lié n’est pas lu de façon automatique, si l’on désire obtenir le contenu le plus récent, il faut « mettre à jour le champ »…

 

Tout d’abord, la première possibilité, c’est de profiter de la proposition de WORD lorsque l’on ouvre un document qui contient des liaisons.

Au moment de son ouverture, une demande vous est faite, la voici :

 

« Ce document contient des liens pouvant faire référence à d'autres fichiers. Voulez-vous mettre à jour ce document avec les données des fichiers liés ? »

 

·        Si vous désirez mettre à jour le contenu des champs, alors faites tabulation jusqu’au bouton « Oui » et pressez la touche « Entrée, sinon, vous vous en doutez, validez le bouton « Non ».

 

Cependant, ultérieurement, à l’intérieur de votre document, vous pouvez vous-mêmes mettre à jour un champ !

Pour ce faire, positionnez-vous sur le champ puis pressez la touche « Applications ».

Dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, validez la commande intitulée :

« Mettre à jour les liaisons ».

 

Philippe BOULANGER