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WORD 2010, Le publipostage

 

 

 

Table des matières

1.      Introduction ;

2.      La base de données :

2.1  La création ;

2.2  L’ouverture ;

2.3  Depuis Microsoft OUTLOOK ;

2.4  Modification.

3.      La lettre type ;

4.      La fusion ;

 

 

Introduction

 

Le publipostage est une fonctionnalité qui permet d’élaborer de façon groupée, un courrier depuis une liste de contact et une lettre type.

Dans les anciennes versions de WORD, le publipostage  était appelé le « Mailing ».

 

Il va de soi que l’emploi d’un tel outil oblige, au préalable, de posséder d’ors et déjà une liste de contacts et une ou plusieurs lettres types.

Ici, dans ce manuel, nous allons commencer par créer la liste de contacts !

 

Le principe du publipostage ?

·                   A partir d’une liste de contacts, WORD crée des documents basés sur une lettre type dans laquelle les informations de chaque contact sont insérées. Par conséquent, pour chaque contact, un courrier est produit. Les informations communes à tous les documents sont quant à elles déjà présentes dans la lettre type.

 


La base de données

 

La création

 

Ouvrez un document vierge.

Validez la commande du ruban :

ALT, Onglet « Publipostage », sous menu « Démarrer la fusion et le publipostage », bouton de déroulement « Sélection des destinataires »,

« Sélection des destinataires », « Entrer une nouvelle liste… »

 

Une fenêtre apparaît à l’écran…

Par défaut, certains champs sont proposés :

« Titre », « Prénom », « Nom », « Nom de la société », « Adresse ligne 1 », « Adresse ligne 2 », « Département », « Ville », « Code postal », «, « Pays », « Téléphone personnel », « Téléphone professionnel » et « Adresse de messagerie ».

 

Vous êtes dans un tableau, chaque contact correspond à une ligne et chaque colonne correspond à un champ, la première étant « Titre ».

Dans ce tableau, déplacez-vous de la façon suivante :

1.      « tabulation » pour atteindre le champ suivant ;

2.     MAJ +TAB pour atteindre le champ précédent ;

3.     Flèche haute pour atteindre le contact précédent ;

4.     Flèche basse pour atteindre le contact suivant.

 

Mais ce que je vous propose dès maintenant, avant même de débuter la saisie, c’est de personnaliser la base de données.

Affichez la liste des boutons en activant l’onglet approprié, donc faites CTRL +TAB, puis, faites « tabulation » jusqu’au bouton « Personnaliser colonnes » et pressez la touche « Entrée ». Sinon, le raccourci clavier est ALT +P.

Une nouvelle fenêtre apparaît à l’écran, vous êtes directement dans la liste des champs qui viennent d'être listés.

 

Voici la liste des opérations de personnalisation de la base de données :

 

1.     Pour ajouter un champ, positionnez-vous sur le champ depuis lequel l’insertion doit avoir lieue, faites « tabulation » jusqu’au bouton « Ajouter » et pressez la touche « Entrée ». Saisissez le nom du nouveau champ et pressez la touche « Entrée » ;

2.     Pour supprimer un champ, positionnez-vous sur le champ à supprimer, puis faites « tabulation » jusqu’au bouton « Supprimer » et pressez la touche « Entrée ". Une confirmation vous est demandée, pressez la touche « Entrée » sur le bouton « Oui » ;

3.     Pour renommer un champ, positionnez-vous sur le champ à renommer, faites « tabulation » jusqu’au bouton « Renommer » et pressez la touche « Entrée ». Le curseur est inséré dans le nom du champ, saisissez le nouveau nom et pressez la touche « Entrée » ;

4.     Pour élever la position d'un champ dans la liste, positionnez-vous sur le champ à décaler vers le haut, puis faites « tabulation » jusqu’au bouton « Monter » et pressez la touche « Entrée » ;

5.     Pour descendre la position d'un champ dans la liste, positionnez-vous sur le champ à décaler vers le bas, puis faites « tabulation » jusqu’au bouton « Descendre » et pressez la touche « Entrée ».

 

Dès lors que la personnalisation est terminée, faites « tabulation » jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche « Entrée ».

Vous êtes de retour dans le  tableau, réalisez votre saisie, voici quelques commandes que vous trouverez si vous réalisez le raccourci clavier CTRL +TAB afin de changer d’onglet :

1.      « Nouvelle entrée », pour enregistrer un nouveau contact, raccourci clavier ALT +N ;

2.     « Supprimer l’entrée », pour supprimer le contact sur lequel vous êtes positionnés, raccourci ALT +T. Une confirmation vous sera alors demandée, faites « tabulation » jusqu’au bouton « Oui » et pressez la touche « Entrée » ;

3.     « Rechercher », raccourci ALT +H, ouvre une fenêtre de recherche dans la colonne sur laquelle vous êtes positionnés. Saisissez votre recherche et pressez la touche « Entrée », puis faites « tabulation » jusqu’au bouton « Annuler » et pressez la touche « Entrée » ;

 

Lorsque vous avez terminé la saisie des contacts, affichez les boutons en réalisant CTRL +TAB, faites « tabulation » jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche « Entrée ».

Un explorateur de documents apparaît à l’écran, vous devez enregistrer votre base de données, le type de ce document sera « MDB ».

Saisissez le nom du document, parcourez à la recherche du dossier de destination, puis validez le bouton « Enregistrer ».

 

 


L’ouverture

 

Pour ouvrir une base de données depuis WORD ?

Validez la commande du ruban :

ALT, Onglet « Publipostage », sous menu « Démarrer la fusion et le publipostage », bouton de déroulement « Sélection des destinataires »,

« Sélection des destinataires », « Utiliser la liste existante… »

 

Un explorateur de documents apparaît à l’écran, parcourez votre disque à la recherche d’une liste et validez le bouton « Ouvrir ».

La liste est ouverte, vous êtes de retour dans le document…

 

Depuis Microsoft OUTLOOK

 

Pour ouvrir la liste des contacts de Microsoft OUTLOOK depuis WORD ?

Validez la commande du ruban :

ALT, Onglet « Publipostage », sous menu « Démarrer la fusion et le publipostage », bouton de déroulement « Sélection des destinataires »,

« Sélection des destinataires », « Sélectionner à partir des contacts OUTLOOK… »

 

Une boîte de dialogue concernant le « profile » apparaît à l’écran, pour cette fenêtre ainsi que pour les 2 fenêtres suivantes, faites « tabulation » jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche « Entrée ».

La liste de contacts est ouverte et vous êtes de retour dans votre document…

 


Modification

 

Pour modifier les contacts de Microsoft OUTLOOK, je vous conseille de passer par ce dernier.

Par contre, pour modifier une base de données WORD, veuillez tout d’abord l’ouvrir en vous reportant aux chapitres précédents, puis procéder ainsi :

1.     Dans le ruban, validez la commande : ALT, Onglet « Publipostage », sous menu « Démarrer la fusion et le publipostage », « Modifier la liste de destinataires… » ;

2.     Une fenêtre apparaît à l’écran, vous êtes dans la liste des contacts. Faites « tabulation », vous arrivez dans une liste qui contient le nom de la liste de contacts, pressez la barre d’espacement pour la sélectionner, puis faites « tabulation » jusqu’au bouton « Modifier » et pressez la touche « Entrée ». Vous arrivez dans le même tableau que celui présenté dans le chapitre de la création de la liste de contacts, vous pouvez réaliser vos modifications.

 

 



La lettre type

 

Maintenant, élaborons la lettre type…

Ouvrez WORD, puis, depuis un document vierge, ouvrez la liste de contacts de votre choix.

 

Ensuite, validez la commande du ruban :

ALT, Onglet « Publipostage », sous menu « Démarrer la fusion et le publipostage », bouton de déroulement « Démarrer la fusion et le publipostage », « Lettre… » ;

 

Le principe de la saisie de la lettre type est le suivant :

1.      On saisit le texte commun à toutes les lettres de façon habituelle ;

2.     On insère un champ de fusion là où l’on devrait saisir une information spécifique à un contact.

 

Ce qui donne par exemple :

Bonjour «Titre» «Prénom» «Nom»,

J’espère que vous allez bien ?

Comme vous habitez dans la ville de «Ville», je viens chez vous quelques jours, vous n’avez pas le choix…

Au plaisir de vous lire, votre formateur adoré.

 

Dans cet exemple, les champs de fusion sont :

«Titre», «Prénom», «Nom» et «Ville».

1.                 Pour insérer un champ de fusion, positionnez au préalable » le curseur à l’endroit exact où doit avoir lieue l’insertion ;

2.                 Validez le nom du champ à insérer depuis le ruban : ALT, « Publipostage », sous menu « Champs d’écriture et d’insertion », bouton partagé « Insérer un champ de fusion ».

Après avoir saisis le contenu du document, vous pouvez bien sûr procéder au formatage du texte, c’est-à-dire passer

 à l’étape suivante, la présentation.

Voilà, maintenant procédez à l’enregistrement de votre lettre type, comme s’il s’agissait d’un document traditionnel.

 


La fusion

 

Vous êtes prêts pour une première fusion ?

Pour commencer, lancez WORD et ouvrez une lettre type.

Ensuite, ouvrez la base de données associée à la lettre type.

 

Maintenant, validez la commande du ruban :

ALT, Onglet « Publipostage », sous menu « Terminer », « Terminer et fusionner », « Modifier des documents individuels ».

 

Une boîte de dialogue apparaît à l’écran, faites « tabulation » jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche « Entrée ».

 

La fusion est réalisée !

En résumé, un document est créé, il s’intitule « Lettre1 » et chaque courrier se trouve dans une page individuelle.

Remarque :

Si vous choisissez la fonction « Imprimer le document » au lieu de « Modifier des documents individuels », aucun document ne sera créé car le résultat de la fusion sera directement imprimé.

 

Philippe BOULANGER