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WORD 2010, la table des matières

 

 

 

Table des matières

1.      présentation ;

2.      La saisie du document ;

3.      La mise en forme du document

3.1  Le paragraphe ;

3.2  Les titres de chapitres ;

3.3  JAWS et « les titres » ;

3.4  Les sauts de pages ;

3.5  En savoir davantage sur les pages…

3.6  La numérotation des pages.

4.      Le titre du document ;

5.      La table des matières

5.1  L’insertion de la table des matières ;

5.2  JAWS et « les liens ».

6.      La mise à jour de la table des matières.

Présentation

 

Un bon document réalisé dans un logiciel de traitement de texte tel que WORD, doit comporter un titre principal, une table des matières, et ensuite, les différents chapitres… 

Le principe est le suivant :

1.   Nous commencerons le premier chapitre à la deuxième page afin de conserver la première page intacte en prévision du titre principal du manuel suivi de la « Table des matières » ; Table des matières d’ailleurs, que nous insèrerons uniquement à la fin de la mise en forme du document…

2.   Nous débuterons chaque nouveau chapitre dans une nouvelle page.

3.   Chaque chapitre débutera par un titre dont le style est prédéfini dans WORD.

4.   Dans certains chapitres, on saisira des « sous titres » dont le style est également défini dans WORD.

5.   Pour finir, nous insérerons la « table des matières » dans la première page du document.

 


La saisie du document

 

Pour commencer, vous devez saisir le contenu de votre document sans vous soucier de la présentation générale.

La seule chose, c’est que durant la saisie, à chaque fois que vous changerez de chapitre, vous devrez marquer le passage au chapitre suivant par une ligne vide, avant le nouveau titre, et une ligne vide après.

Dans le monde du traitement de texte, ces lignes vides sont dites « interlignes ».

 

Même si la présentation d’un document ne se réalise qu’après sa saisie et sa correction, rien ne vous empêche durant la saisie d’aérer le texte par des lignes vides afin de marquer immédiatement les différents chapitres et sous chapitres.

Avant de débuter la saisie, pressez 2 ou 3 fois la touche « Entrée » afin de prévoir la « futur première page », celle qui contiendra le titre du document et la « table des matières ».

 

Au fait, histoire de nous compliquer la vie, je vous propose de décomposer au moins l’un des chapitres en sous chapitres… Il vous suffit seulement de réaliser la saisie des « sous chapitres » de la même manière que les chapitres principaux, c’est-à-dire en espaçant le sous titre et le paragraphe par une interligne.

 

Bon, je sais que vous êtes des personnes courageuses, cependant, afin que nous soyons branchés sur la même longueur d’ondes, je vous propose que nous travaillions depuis le même texte !

 

Voici donc un texte qui n’a absolument pas été mise en forme, il est prêt à subir la mise en application…

 

Téléchargez le document en cliquant ici :

http://www.jaws-actions.fr/stock/table-des-matieres.rar

 

Le sujet du texte ?

-    C’est d’actualité, « l’informatique pour personnes déficientes visuelles ».

 


Mise en forme du document

 

Après la saisie et la correction  du document, voici l’étape de la mise en forme !

 

Le paragraphe

 

Je vous propose de réaliser immédiatement une mise en forme générale du document, la mise en forme de base, le paragraphe.

Ici, nous allons justifier les paragraphes et prévoir un retrait de texte pour chaque début de première ligne.

1.      Sélectionnez l’intégralité du document, donc CTRL +A ;

2.      Pressez la touche « Applications », puis, dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, validez la commande intitulée « Paragraphe » ;

3.      Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, vous êtes automatiquement placés dans la zone de liste déroulante des différentes propriétés de l’alignement. Avec flèche basse, sélectionnez « Justifier » et pressez la touche « Entrée » afin de valider ce choix ;

4.      Faites tabulation jusqu’à atteindre une autre zone de liste déroulante, mais cette fois intitulée : « De 1/Re ligne ». Dans cette liste, pressez flèche basse jusqu’à atteindre « Positif » et pressez la touche « Entrée » ;

5.      Bon, vous devez valider cette boîte de dialogue, alors faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche « Entrée ».

Vous êtes de retour dans votre document.

 

Les titres de chapitres

 

Maintenant nous allons définir les différents titres de chapitres.

Mais pour cela, nous allons devoir utiliser une mise en forme qui sera un repère pour WORD, un style de police qui lui indique qu’il s’agit des titres !

Nous ne pouvons donc pas choisir nous-mêmes le style !

 

Dans les styles prédéfinis, il existe plusieurs styles pour les titres :

« Titre 1 », « Titre 2 », « Titre 3 » etc.

Le style « Titre 1 » ne désigne pas le premier titre du document, pas plus d’ailleurs que le style « Titre 2 » ne désigne le second…

En effet, dans les styles prédéfinis :

1.      « Titre 1 » signifie « Titre de niveau 1 » ;

2.      « Titre 2 » signifie « Titre de niveau 2 », donc un sous titre ;

3.      « Titre 3 » signifie « Titre de niveau 3 », donc un sous sous titre, etc.

 

Par conséquent, Tous les titres définis comme style « Titre 1 » sont les principaux titres du document, quant aux titres définis comme « Titre 2 », ce sont des sous titres.

Du coup, si les sous titres se décomposent eux-mêmes en sous sous titres, on aura alors affaire à des titres de niveau 3.

Dans le document « exemple » que je vous ai conseillée de télécharger, voici les différents niveaux de titres :

 

Titre de niveau 1

« Introduction »

Titre de niveau 1

« L’agrandisseur d’écran »

Titre de niveau 1

« L’adaptation vocale »

Titre de niveau 2

« L’éditeur vocal »

Titre de niveau 2

« L’application sonorisée »

Titre de niveau 1

« Le braille »

Titre de niveau 2

« L’afficheur braille »

Titre de niveau 2

« Le bloc notes ».

 

Voilà, donc maintenant nous devons définir tous ces titres comme tel…

 

Pour définir un titre depuis les styles prédéfinis de WORD, veuillez procéder comme suit :

1.      Sélectionnez le titre, donc positionnez-vous sur la ligne contenant le texte du titre et réalisez le raccourci clavier MAJ +Flèche basse ;

2.      Validez la commande du ruban : ALT, « Onglet Accueil », bouton « sous menu « Style », « Styles… » » ;

3.      Les styles apparaissent dans un volet, c'est-à-dire dans une sous fenêtre, et si ce n'est pas le cas, pressez la touche F6 pour l'atteindre, vous êtes automatiquement placés dans une liste de styles, avec les flèches verticales, recherchez le style, soit « Titre 1 » pour les titres de niveau 1, soit « Titre 2 » pour les titres de niveau 2, et pressez la touche « Entrée » ;

4.      Vous êtes de retour sur votre titre qui est d’ailleurs toujours sélectionné, s’il s’agit d’un titre de niveau 1, réalisez le raccourci clavier CTRL +E afin de le centrer.

·        Voilà, réalisez la même opération pour tous les titres du document…

 

Remarque :

·        Vous avez la possibilité d'utiliser le volet des styles rapides, le raccourci clavier est CTRL +MAJ +S.

·        Vous avez également la possibilité d'ajouter le bouton "Styles" dans la barre d'outils à accès rapide.

 


JAWS & « les titres »

 

JAWS vous permet de circuler rapidement à partir des titres d’un document…

 

La première possibilité, c’est d’afficher la liste des titres, alors réalisez le raccourci clavier Insère +F6.

Dans la liste, circulez verticalement…

Durant le déplacement, après vous avoir lu le texte du titre, JAWS vous en indique le niveau…

Pour atteindre un titre dans le document, pressez la touche « Entrée sur le titre.

 

La deuxième possibilité, c’et d’utiliser une fonctionnalité de JAWS dite :

« touches de navigation rapide ».

Pour ce faire, activez ce mode en réalisant le raccourci clavier Insère +Z.

Puis, pour vous déplacer de titre en titre, Pressez la lettre « T » pour atteindre le titre suivant, et MAJ +T pour atteindre le titre précédent.

Dès lors que vous serez positionnés sur le titre désiré, désactivez le mode de navigation rapide en réalisant une nouvelle fois le raccourci clavier Insère +Z.

 

Les sauts de pages

 

Pour insérer un saut de page, vous devez au préalable positionner le curseur à l’endroit exact où l’insertion doit avoir lieue.

 

Compte tenu du fait que nous allons débuter chaque titre de niveau 1 sur une nouvelle page, il conviendra de réaliser la démarche qui suit pour chacun des titres du document, mais seulement pour les titres de niveau 1.

 

Placez le curseur au début du titre, donc en début de ligne.

Ensuite, réalisez le raccourci clavier CTRL +Entrée.

 


En savoir davantage sur les pages

 

Si vous êtes en mode affichage « brouillon », en vous déplaçant dans un document, vous constaterez que JAWS vous annonce tout changement de page.

Vous pouvez néanmoins interroger la barre d’état de l’application, le raccourci clavier est Insère +Page suivante, donc Insère +3 du pavé numérique.

 

Pour atteindre directement une page, WORD met à votre disposition une fenêtre appelée « Atteindre ».

Il vous suffit de réaliser le raccourci clavier CTRL +B !

 

Dans cette fenêtre, vous pouvez saisir directement le numéro de la page à atteindre, puis, faites tabulation pour vous déplacer sur le bouton « Atteindre », pressez la touche « Entrée ».

Il vous faut ensuite refermer la fenêtre en pressant la touche « échappement ».

 Le tour est joué !

 

Remarque :

·        Dans le ruban, le chemin pour activer la fenêtre « Atteindre » est :

ALT, onglet « Accueil », sous menu « Modification », « Atteindre… »

 

Les numéros de page

 

Dans le cadre de la volonté de faire bien, c’est la moindre des choses que de numéroter les pages... !

Il existe évidemment plusieurs formats de numérotation, mais à notre niveau, ce qui est intéressant, c’est de savoir si l’on désire placer les numéros de pages en haut ou en bas de la page…

1.                 Si vous placez les numéros de pages en haut, une petite marge sera additionnée pour accueillir le numéro, le nom de cette marge ? « L’entête ».

2.                 Si vous placez les numéros en bas, une petite marge additionnelle viendra compléter la marge naturelle du bas, son nom ? « Le pied de page ».

Ici, je vous propose de choisir « Le pied de page ».

 

Validez la commande du ruban :

ALT, onglet « Insertion », sous menu « Entête et pied de page », bouton de déroulement « Pied de page, là, vous avez le choix du format, prenez par exemple Cercle ».

Voilà, le numéro de page est situé dans le « pied de page » et il est dans un « cercle ombré !

 

 

Le titre du document

 

Allez, pour finir la mise en forme, faites CTRL +Origine pour vous placer en haut du document.

 

Vous venez d’arriver sur le titre principal du document !

Sélectionnez-le en réalisant le raccourci clavier MAJ +Flèche basse, puis, activez la boîte de dialogue de la « police de caractères » en pressant la touche "Applications" et en validant la commande intitulée "Police". Le raccourci clavier est CTRL +D.

Dans la boîte de dialogue qui vient d’apparaître à l’écran, choisissez un style plutôt sympathique !

Je vous propose les propriétés suivantes :

« Arial », « Gras », « 14 points », « Vert » et « Relief ».

Après avoir validé la boîte de dialogue, vous serez de retour dans le document, et toujours placés sur le titre que vous venez de définir, eh bien, centrez-le en réalisant le raccourci clavier CTRL +E.

 


La table des matières

 

L’insertion de la table des matières

 

Voilà, nous sommes prêts…

 

Dans la première page du document, positionnez le curseur à l’endroit où doit être insérée la table des matières, donc en l’occurrence, un peu en dessous du titre principal de la première page.

 

Validez la commande du ruban :

ALT, onglet « Référence », sous menu « Table des matières », bouton de déroulement « Table des matières », « Table automatique 2 ».

 

Voilà, que constatez-vous ?

La table des matières est insérée…

Chaque titre et sous titre du document est présenté sous la forme d’un lien hypertexte !

 

Pour une personne voyante, il suffit de presser la touche CTRL puis de cliquer sur le lien désiré dans la table des matières, pour voir apparaître à l’écran le chapitre correspondant…

 

JAWS & les « liens »

 

Avec JAWS, vous pouvez facilement utiliser les liens hypertextes de la table des matières. Les liens permettent d’atteindre une partie du document

 

Affichez la liste des liens du document par l’intermédiaire du raccourci clavier de JAWS Insère +F7.

Dans la liste des liens qui vient de s'afficher à l'écran, circulez avec les flèches verticales, ou en pressant la première lettre du lien.

Puis :

1.      Pour atteindre le lien, faites tabulation pour vous placer sur le bouton intitulé « Se déplacer au lien », et pressez la touche « Entrée » ;

2.      Pour activer le lien, c’est-à-dire pour simuler un clic gauche de la souris afin d’atteindre la cible du lien, faites 2 fois tabulation pour vous placer sur le bouton intitulé « Activer le lien », et pressez la touche « Entrée ».

 


La mise à jour de la table des matières

 

Il est clair que le document peut évoluer dans le temps !

 

Le problème, c’est que la table des matières a été construite depuis certains titres présents au moment de son insertion…

 

Les points d’évolution du document qui peuvent engendrer une table des matières erronée sont :

1.      Le développement de texte qui provoque un décalage dans les numéros de pages ;

2.      La suppression de titres et chapitres ;

3.      L’insertion de nouveaux titres et chapitres.

 

Alors, après avoir réalisé les modifications, positionnez le curseur à l’intérieur de la table des matières.

Nous allons la mettre à jour…

 

Pressez la touche « Applications », et dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, validez la commande intitulée :

« Mettre à jour les champs ».

 

Une boîte de dialogue apparaît à l’écran…

Dans le bouton radio sur lequel vous atterrissez, choisissez :

« Mettre à jour toute la table ».

Ensuite, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche « Entrée.

 

Philippe BOULANGER