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Créer des tables dans ACCESS 2002

 

 

 

Le sommaire :

 

  1. Introduction.
  2. Les raccourcis clavier.
  3. Création, ouverture et fermeture d’une base de données.
  4. Création d’une table.
  5. Les types de données dans une tables.
  6. Les relations entre les tables de la base de données.

 

 

INTRODUCTION À access

 

Access est un logiciel de système de gestion de bases de données.

Habituellement, lorsque vous manipulez des documents, il s’agit bien souvent de documents de types texte, son, vidéo, ETC

Jusqu’alors, ces documents que vous exploitiez se présentaient comme des cahiers, avec les caractéristiques suivantes :

 

 

  1. Une étiquette sur la couverture avec en informations, le nom du cahier, son type,

c’est-à-dire son extension et sa taille.

  1. Lorsque vous ouvriez ce cahier, il y avait des pages qui pouvaient contenir des informations dont la structure n’avait aucune rigidité.

Par exemple, dans un cahier de type texte, avec l’extension « TXT », vous pouviez y saisir des informations sans vous soucier le moins du monde de la structure des pages.

Vous pouviez écrire un bloc présentation en première page, un petit texte d’introduction dans la deuxième page, et, pourquoi pas, une poésie dans la troisième page. Dans des logiciels plus évolués tel que WORD, vous pouviez aller beaucoup plus loin en y associant du texte, des images, des photos et même des animations. Mais quoi qu’il en soit, même avec WORD, vous aviez la liberté de faire évoluer vos documents sans avoir à vous soucier de la moindre structure des pages. De toute façon, la manière de créer, de modifier et de consulter ces documents était toujours identique, c’est-à-dire de les ouvrir dans les logiciels appropriés.

Dans l’univers de la base de données, on utilise des fichiers de données, c’est-à-dire des cahiers dont chaque page est structuré à partir d’un modèle prédéfini par vous-mêmes.

 

Par exemple, le carnet d’adresses de WINDOWS est une fenêtre qui gère une petite base de données, donc, des fichiers de données.

En conservant l’exemple du cahier, imaginons que je crée un fichier de données pour y enregistrer mes contacts.

 

Dans le gestionnaire de base de données, je vais tout d’abord procéder à une étape de déclaration de mon fichier de données.

Je vais donc lui donner un nom. Il s’appellera « Mes contacts ».

Je déclare donc un cahier de données qui s’appelle « Mes contacts ».

Maintenant je vais procéder à la déclaration de son contenu.

Chaque page de ce cahier devra être moulée à partir du modèle suivant :

 

Je veux un nom qui sera une zone de texte, je veux un prénom qui sera une zone de texte, je veux une adresse qui sera une zone de texte un peu plus longue, mais avec la possibilité d’y introduire des chiffres, je veux une zone pour le code postal qui sera numérique, et pour finir, je veux une zone texte pour la ville.

 

Voilà, mon fichier de données est déclaré et il s’appelle : « Mes contacts ».

Il est de type fichier de données.


Chaque page de ce fichier de données pourra contenir les informations suivantes :

Un nom de type texte,

Un prénom de type Texte,

Une adresse de type texte,

Un code postal de type numérique,

Une ville de type texte.

 

Et puis après, je vais, dans mon logiciel de gestionnaire de base de données, lui demander de me créer une fenêtre qui va me permettre de saisir le contenu de ce cahier, et j’en profiterai pour lui demander de vérifier le contenu de la saisie des utilisateurs selon mes critères à moi.

Il suffit de lui demander gentiment.

Allez Access, crée-moi une fenêtre de saisie du fichier de données « Mes contacts », je veux que le nom de cette fenêtre soit :

« Saisie contacts ».

 

L’utilisateur devra pouvoir se déplacer, durant la saisie d’un contact, d’une information à l’autre avec la touche tabulation.

Je veux un bouton intitulé « Ok » afin que l’utilisateur puisse valider définitivement l’enregistrement du contact qu’il vient de saisir.

Mais je veux également un bouton intitulé « Annuler » afin qu’il puisse abandonner la saisie du contact.

 

À chaque fois que l’utilisateur saisira le nom de famille, le prénom et la ville, vérifie qu’il n’y a aucun chiffre, sinon, affiche-lui un message du genre :

« Eh toi là, pas de chiffre dans cette zone !»

 

Par contre, accepte les chiffres dans la zone adresse.

Et pour le code postal, surtout, n’accepte que des chiffres et au contraire, refuse les lettres !

Sinon, ouvre un message d’avertissement et dis à l’utilisateur ceci :

« Eh toi là, pas de caractères alphabétiques dans le code postal !»

« _ça va pas la tête !»

« Vous feriez mieux de retourner dans Word !»

 

Bon, nous venons de déclarer un fichier de données qui contiendra, dans chaque page, un contact.

Pour saisir ces contacts, nous avons élaboré une fenêtre de saisie qui possède quelques vérifications sur les différents contenus de la saisie.

 

En reprenant l’exemple d’un cahier, dans le cahier de type fichier de données, il y aura autant de pages que de contacts.

Logique non !

 

Et si nous le souhaitions, nous pourrions créer une autre fenêtre dont l’objectif serait de consulter les contacts à partir d’un nom, par exemple.

Dans cette fenêtre, il y aurait juste une zone dans laquelle on écrirait le nom à rechercher et un bouton intituler :

« Lancer la recherche du contact ».

On pourrait nommer cette fenêtre « Recherche contact ».

 


Et puis, nous n’allons pas nous en arrêter là, nous allons créer une troisième fenêtre qui, cette fois, nous permettra de supprimer des contacts, donc des pages dans le cahier.

Cette troisième fenêtre, je lui donne le nom suivant :

« Supprime contact ».

 

Un peu de vocabulaire de base :

 

Dans ACCESS, on ne dit pas un fichier de données mais une table.

Dans la table, on ne dit pas une page mais un enregistrement.

Chaque information de l’enregistrement est appelée champ.

Par exemple, le nom est un champ, le prénom un autre champ ETC

 

Bon, il faut compliquer un peu car, tout ce que vous venez de lire et bien trop simple pour vous !

 

Voici la dernière chose à digérer :

 

Imaginons maintenant que nous souhaitions créer un autre fichier de données afin de gérer les rendez-vous avec les contacts qui sont enregistrés dans notre fichier précédemment élaboré.

 

Il va falloir donc créer une autre table, et la nommer « Mes rendez-vous ».

Chaque enregistrement de cette table, c’est-à-dire chaque page du cahier, contiendra les champs suivants :

 

La date du rendez-vous, l’heure du rendez-vous, le lieu du rendez-vous, et pourquoi pas, une zone observations.

Donc 4 champs pour ma table.

 

Maintenant, je crée une fenêtre de saisie pour mes rendez-vous.

Cette fenêtre s’appellera « Saisie rendez-vous » et elle permettra, bien sûr, de créer des enregistrements dans la table « Rendez-vous ».

 

Au fait, un autre détail dans le vocabulaire !

Dans Access, on ne dit pas une fenêtre de saisie, mais un formulaire.

 

Bon reprenons.

Puisque pour un enregistrement de la table « Mes contacts », je peux maintenant, avoir plusieurs enregistrements dans la table « Mes rendez-vous », comment Access va-t-il faire le rapprochement entre les contacts et les rendez-vous ?

 

Vous êtes bien d’accord avec moi ?

Un contact peut avoir plusieurs rendez-vous mais, et oui, un rendez-vous ne peut appartenir qu’à un seul contact !

 

Quel Bazard !

 


Il va donc falloir trouver un moyen d’introduire, dans les enregistrements, un champ qui permettra d’identifier avec certitude les rapports entre les enregistrements des deux tables.

 

Eh bien nous n’avons qu’à ajouter un champ identifiant qui correspondra à un numéro de contact.

Nous mettons ce champ dans chaque enregistrement des deux tables, ainsi, nous saurons que le rendez-vous à ROCHEFORT, le 14 juillet, à 17 heures, appartiendra à Monsieur DURAN.

Monsieur durant aura par exemple le numéro 0024.

Ce numéro sera inséré dans le nouveau champ des deux tables, on lui donnera, à ce champ, le nom de « Identifie-contact ».

Pas mal non !

 

Le rapport qu’il y a entre ces deux tables est un lien qui, dans Access, se nomme une relation.

Le champ identifiant qui sera utilisé pour créer une relation est appelé une clé.

 

Revenons à notre exemple :

Puisque cette clef sera le moyen d’identifier un contact, donc un individu, elle devra être unique dans la table « Mes contacts ».

En revanche, comme il y aura parfois plusieurs rendez-vous pour un même contact, la clef du contact dans la table « Mes rendez-vous » sera avec doublon.

 

Conclusion :

Nous créons des cahiers qui contiendront des pages correspondant à un moule.

Chaque page contiendra des informations dont, l’une d’entre elle, sera l’identifiant de la page.

Par conséquent, ces  cahiers auront des liens entre eux grâce à ces informations qui jouent le rôle d’identifiant.

Avec le bon vocabulaire maintenant :

Une base de données dans Access est un ensemble de tables reliées entre elle par des relations.

Chaque table contient des enregistrements, et chaque enregistrement contient des champs.

Pour que les relations soient possibles entre les tables, certains champs d’enregistrements seront des clefs, parfois uniques dans certaines tables, et parfois avec doublons dans d’autres tables.

Lorsque vous aurez créé votre base de données, vous pourrez développer des applications qui permettront la gestion de la base.

Les formulaires que vous développerez, par l’intermédiaire d’assistants de création de fenêtres, génèreront automatiquement un langage de programmation qui sera le VISUAL BASIC.

Vous pourrez donc accéder à ce code afin d’y apporter des modifications dans l’objectif d’optimiser vos applications.

Dans Access, il existe également un autre langage de programmation qui permet d’agir en bloc sur la base de données, il s’appelle le langage SQL.

La création d’une tâche avec le langage SQL est appelée une requête.

En claire, le langage permet de donner des ordres du genre :

Supprime-moi les contacts de PARIS qui ont rendez-vous avec moi le lundi 15 juillet à ROCHEFORT et ensuite, imprime-moi tous les contacts qui ont le prénom « Philippe » et qui n’habitent pas à « TOULOUSE ».

Voilà pour l’introduction d’Access, allez bonne chance…

 

 

Les raccourcis clavier

 

INSERT +H = aide des scripts contextuels,

 

ALT +N = dans un assistant, ce raccourci donne accès à la fenêtre suivante,

 

ALT +B = dans un assistant, ce raccourci donne accès à la fenêtre précédente,

 

INSERT +SUP = lecture de la barre d’état,

 

CTRL +MAJ +D = sélectionne un contrôle dans la barre d’outils des contrôles,

 

CTRL +MAJ +L = donne la liste des contrôles,

 

CTRL +MAJ +R = lecture du formulaire actif,

 

CTRL +MAJ +F = lecture du formulaire et de ses sous-formulaires par ordre chronologique des contrôles,

 

CTRL +MAJ B = insertion d’un formulaire,

 

INSERT +C = lecture d’informations portant sur le formulaire en page de données,

 

INSERT +flèche haut = lecture de la relation courante,

 

CTRL +MAJ +C création d’une relation entre 2 champs, pour désactiver le mode relation amorcé par un premier CTRL +MAJ +C, faire CTRL +INSERT +C,

 

CTRL +SUP = supprimer la relation du champ courant,

 

CTRL +MAJ +D = sommaire base de données,

 

CTRL +MAJ T = sommaire tableau,

 

CTRL +MAJ +J = création d’une vue requête

 

(ce raccourci doit être appliqué sur le champ source puis sur le champ de destination, pour annuler ce mode, faire le raccourci CTRL +INSERT +C)

 

 

Création, ouverture et fermeture d’une base de données

 

Lancez le système de gestion de bases de données ACCESS.

Dans la première fenêtre d’ACCESS, activez L’option de menu « Fichier » dans le menu déroulant avec ALT.

Ensuite, pressez flèche basse jusqu’à atteindre « Nouvelle basse ACCESS ».

Pressez la touche entrée.

Dans la fenêtre qui apparaît à l’écran, vous êtes directement positionnés sur un lien intitulé :

« Base de données vide » alors pressez la touche entrée.

Vous arrivez maintenant dans une boîte de dialogue dans laquelle vous devez immédiatement saisir le nom de la base de données.

Saisissez le nom de la base à créer, par exemple « Gestion du HOTLINE », et faites tabulation jusqu’au bouton « Créer », pressez la touche entrée.

Vous retourner automatiquement dans la première fenêtre d’ACCESS et votre base de données est ouverte.

C’est à partir de cette fenêtre que vous pourrez créer les différentes tâches réalisables par ACCESS à l’intérieure de la base de données ouverte.

 

Ultérieurement, lorsque vous reviendrez dans ACCESS, vous aurez plusieurs possibilités pour ouvrir une base de données existante.

 

Si la base de données à ouvrir fait partie des 4 dernières bases ouvertes, vous pourrez utiliser les options de menu mémoire situées en bas de « Fichier ».

Pour ce faire, activez le menu déroulant avec ALT, Vous serez sur « Fichier », alors flèche basse jusqu’à atteindre la liste des 4 dernières base de données ouverte dans ACCESS.

Il vous suffira de valider le nom de la base que vous souhaitez ouvrir en pressant la touche entrée.

 

La deuxième possibilité est d’activer l’explorateur de documents dans la boîte de dialogue « Ouvrir ».

Activez L’option de menu « Fichier » dans le menu déroulant avec ALT, flèche basse jusqu’à atteindre « Ouvrir » et pressez la touche entrée.

Vous atterrirez dans l’explorateur de documents.

Sélectionnez la base de données à ouvrir et pressez la touche entrée sur le bouton intitulé « Ouvrir ».

 

Pour fermer une base de données tout en restant dans ACCESS, activez le menu déroulant avec ALT, Vous êtes sur « Fichier », flèche basse jusqu’à « Fermer », pressez la touche entrée.

 

Pour les manipulations que nous venons de réaliser, voici quelques raccourcis clavier :

 

CTRL +N, pour créer une base de donner.

CTRL +O pour ouvrir une base de données.

CTRL +F4 pour fermer une base de données.

ALT +F4 pour quitter ACCESS.

 

 

Création d’une table

 

Tout d’abord, vous devez ouvrir une base de données dans ACCESS.

Dans la première fenêtre d’ACCESS, vous devez activer les outils portant sur les tables.

Faites tabulation une seule fois.

Vous êtes positionné dans une liste de choix. Il s’agit des différents objets de développement d’une application, tables, formulaires, requêtes ETC

Avec flèche haute et flèche basse, vous pourrez circuler dans cette liste. Pour activer l’un des objets, pressez la barre d’espacement sur l’item correspondant.

En l’occurrence, comme nous souhaitons créer une table, pressez la barre d’espacement sur l’item intitulé « Table ».

Vous serez automatiquement positionnés sur les outils et les objets spécifiques à l’item de la liste que vous venez de cocher avec la barre d’espacement.

Circulez dans cette nouvelle liste avec les flèches verticales.

 

Positionnez-vous sur « Créer une table en mode création » et pressez la touche entrée.

 

Une fenêtre apparaît à l’écran.

Il s’agit de la fenêtre qui va vous permettre de créer une table. Vous êtes dans un tableau dont chaque ligne correspond à la déclaration d’un champ. Il y aura donc autant de ligne que de champ à créer dans cette table.

Par conséquent, l’ensemble des lignes du tableau correspond à la structure d’un enregistrement de la table.

 

Pour chacun des champs, vous disposez de 3 colonnes.

La première colonne est le nom du Champ, la deuxième colonne est le type du champ et la troisième colonne est une brève description que joue le rôle du champ dans la table.

Pour chacun des champs, vous disposez d’une sous fenêtre que vous pouvez atteindre avec la touche de fonction F6.

Cette sous fenêtre contient le choix des propriétés du champ sur lequel vous étiez positionnés à l’instant où vous avez pressez F6.

Pour rebasculer dans le tableau, vous devez presser une nouvelle fois la touche F6.

Cette touche de fonction vous permet donc de basculer à volonté du tableau à la sous fenêtre propriétés.

 

Dans le tableau, vous devez circuler avec les flèches directionnelles ou avec TAB et MAJ +TAB.

 

Dans la sous fenêtre des propriétés du champ, déplacez-vous avec TAB et MAJ +TAB.

 

Dans le tableau de déclarations de champs et dans la sous fenêtre dans laquelle vous choisissez les propriétés du champ, il y a des listes que vous devez apprendre à bien maîtriser.

Par exemple, dans le tableau de déclaration des champs, je vous ai dit qu’il y avait 3 colonnes, le nom du champ, son type et une description du champ.

Et bien le type est justement l’une de ces listes.

Pour réaliser un choix dans ces listes, positionnez-vous sur le nom de la liste, réalisez le raccourci clavier ALT +Flèche basse afin de vous introduire dans la liste.

  Ensuite déplacez-vous dans la liste avec les flèches verticales.

Pour valider votre choix, deux possibilités s’offrent à vous :

 

  1. Pour valider le choix en restant positionnés sur la liste, réalisez le raccourci clavier ALT Flèche haute.
  2. Pour valider votre choix en passant directement à l’objet suivant, pressez la touche entrée.

 

Toujours dans la fenêtre de création d’une table, Vous disposez d’un menu contextuel accessible en pressant la touche « applications » de votre clavier, d’un menu déroulant accessible en pressant la touche ALT et d’une barre d’outils accessible en réalisant consécutivement, ALT puis CTRL +TAB.

 

Allez, revenons à la création de la table.

Vous venez d’arriver dans la fenêtre de la création de votre première table.

Le curseur est directement introduit dans le tableau, sur la zone d’édition dans laquelle nous devons saisir le nom de notre premier champ de la table.

Ici, nous allons créer la table « Adhérents », elle contiendra les informations personnelles d’un adhérent pour une association.

 

Création du premier champ :

Il s’agit d’un champ qui va jouer le rôle d’identifiant de l’adhérent.

Nous allons choisir un numéro de quatre chiffres, dont l’incrémentation sera automatique.

Cet identifiant sera unique puisque deux adhérents ne pourront pas avoir le même code identifiants.

0001 pour le premier adhérent, 0002 pour le deuxième adhérent ETC

Dans une table ACCESS, un identifiant est appelé une clé.

 

Saisissez maintenant le nom du champ, Numéro-Adhérent, puis faites tabulation.

Dans la liste « Type de données »,   activez son contenu avec ALT +Flèche basse. Descendez sur « Numéro auto » puis pressez la touche entrée.

Le type de données est validé et vous êtes directement positionnés dans la troisième et dernière colonne du champ, c’est la description du champ.

Le texte que vous y saisirez est un texte libre. Écrivez : « Identifiant de l’adhérent ».

Pour ce champ nous devons réaliser quelques manipulations de configuration de propriétés.

Revenez sur le nom du champ avec MAJ +TAB.

Nous déclarer ce champ comme clé.

Pressez la touche « Applications », descendez avec flèche basse jusqu’à « Clé primaire » et pressez la touche entrée.

Pour retirer ce choix, il vous suffit de renouveler l’opération en pressant à nouveau sur la touche « Applications ».

D’ailleurs, si vous retournez dans le menu contextuel du champ en pressant la touche « Applications », vous constaterez que « Clé primaire » est cochée.

 

Maintenant, atteignez les propriétés du champ en pressant la touche de fonction F6.

Dans la sous fenêtre, vous arriverez directement dans le type exact du champ, en l’occurrence, comme nous aviez choisi « Numéro auto », le type qui vous est proposé dans cette liste est « Entier long ».

Un « Entier long » est un nombre de grande taille ne possédant pas de virgule, c’est-à-dire de partie décimale.

 

Faites tabulation.

Vous arrivez dans une liste qui s’intitule : « Nouvelle valeur » et le choix qui est proposé est : « Incrément ».

Cette proposition est parfaite, puisque nous avons choisi « Numéro auto » dans le type du champ, il y aura donc incrémentation automatique à chaque création d’enregistrement.

Faites tabulation.

Vous arrivez dans la zone intitulée « Format ».

Ici, nous allons spécifier que nous souhaitons toujours avoir 4 chiffres pour l’identifiant de l’adhérent.

C’est-à-dire que le premier adhérent aura l’identifiant 0001 et non pas, 1.

Pour ce faire, écrivez 0000.

 

Faites tabulation.

Vous arrivez sur une liste qui va vous permettre de choisir le type de l’index pour la clé. ACCESS vous propose « Oui sans doublon ».

Indexé signifie que le champ est une clé dans la table.

Il suffit de choisir, dans cette liste, si plusieurs enregistrements de la table peuvent avoir, ou non, le même identifiant.

Pour notre champ « Numéro-Adhérent », nous voulons une clé unique, aucun adhérent ne doit avoir le même numéro d’identification.

Alors « Oui sans doublon » et le bon choix.

 

Revenez maintenant dans le tableau de déclarations des champs en pressant la touche F6.

 

Nous en avons fini avec la clé de la table.

Dans le tableau, vous êtes de retour sur le nom du champ « Numéro-Adhérent » puisque nous sommes partis dans la sous fenêtre des propriétés à partir de cet endroit.

Pour descendre sur le champ suivant, vous pouvez vous déplacer avec les flèches directionnelles ou avec tabulation.

Dans le nom du champ suivant, nous allons saisir « Nom ».

Ce sera le nom de l’adhérent. Ensuite faites tabulation et dans le type de données, le choix par défaut est « Texte ». Comme cela nous convient, faites tabulation pour atteindre la zone d’édition de la description du  champ et écrivez :

Nom de l’adhérent.

Atteignez la sous fenêtre des propriétés en pressant la touche F6.

Nous arrivons dans la taille du champ. Par défaut la taille est 50 caractères.

Pour modifier, effacez le contenu avec votre clavier et saisissez directement la valeur de votre choix, par exemple, 25.

Ensuite faites 3 fois tabulation.

Vous arrivez dans une zone d’édition intitulée : « Légende ».

Vous pouvez saisir une légende liée au champ que nous sommes en train de créer.

Cette légende sera affichée, ultérieurement, dans le formulaire de saisie de la table.

Saisissez ceci, « Information obligatoire».

 

Faites tabulation.

Vous arrivez dans une zone d’édition intitulée « Valeur par défaut ».

Il vous est possible d’écrire une valeur dans cette zone d’édition.

Cette valeur sera automatiquement affichée dans le champ concerné à l’intérieur d’un formulaire de saisie.

Si l’utilisateur ne saisit rien pour ce champ, ce sera cette valeur « par défaut «  qui sera enregistrée.

 

Pour le champ nom de l’adhérent, nous n’écrirons rien dans cette zone.

 

Faites plusieurs fois tabulation jusqu’à atteindre « Nul interdit                         ».

Comme nous voulons, dans notre exemple, que l’utilisateur soit obligé de saisir le nom de l’adhérent, choisissez « Oui ».

Je répète que pour utilisez les listes dans cette fenêtre, introduisez-vous dans la liste avec ALT +Flèche basse, effectuez votre choix et validez-le avec ALT +Flèche haute.

Faites tabulation.

Vous arrivez sur une autre liste qui s’intitule « Chaîne vide autorisée ».

Réalisez le choix suivant : « Non ».

Faites tabulation.

Vous arrivez sur la liste « »Indexé » qui vous permet de décider si un index peut être créé pour ce champ.

Ultérieurement, comme nous envisagerons de pouvoir effectuer des recherches à partir du nom des adhérents, choisissez « Oui avec doublon ».

Pour le champ Nom, nous accepterons les doublons car plusieurs adhérents peuvent avoir le même nom de famille.

 

Maintenant vous pouvez revenir dans le tableau des champs avec F6.

 

Seul, vous devriez pouvoir créer les autres champs de la table.

 

Aucune autre clé pour les autres champs.

Déclarez les champs suivants dont la saisie ne sera pas obligatoire et pas d’index :

 

  1. Prénom, de type texte, 25 caractères.
  2. Adresse, de type MEMO.
  3. Code postal, de type Texte, 5 caractères dont le format sera 00000.
  4. Ville, de type texte, 25 caractères.
  5. Téléphone, de type texte, 14 caractères, dont le Masque de saisie sera 00.00.00.00.00
  6. Téléphone-portable, de type texte, 14 caractères, dont le masque de saisie sera 00.00.00.00.00
  7. E-Mail, de type texte, 50 caractères.
  8. Observations, de type MEMO.

 

Vous avez pu constater que, dans la déclaration des champs, nous avons utilisé le type MEMO pour le champ « Adresse » et « Observations ».

Ce type est une zone de texte très grande dans laquelle nous pourrons saisir plusieurs lignes.

 

Vous avez pu également constater que nous avons utilisé un masque de saisie pour les deux champs de numéro de téléphone. En déterminant le masque de saisie 00.00.00.00.00, les points seront automatiquement insérés tous les deux chiffres durant la saisie.

 

Pendant la déclaration des champs, vous pouvez insérer un champ entre deux champs déjà créés.

Pour ce faire, dans le tableau des champs, positionnez-vous sur le champ à partir duquel vous souhaitez insérer une ligne vide.

Pressez la touche « Applications » de votre clavier, dans le menu contextuel qui apparaît, descendez avec flèche basse sur « Insérer des lignes » et pressez la touche entrée.

La nouvelle ligne prévue pour créer un nouveau champ sera placée juste au-dessus de la ligne à partir de laquelle vous avez appelé le menu contextuel.

 

Pour supprimer un champ, positionnez-vous sur son nom, pressez la touche « Applications », descendez avec flèche basse jusqu’à atteindre « Supprimer les lignes », pressez la touche entrée.

 

Dès que la saisie de la table est réalisée, vous devez enregistrer la table.

Activez le menu déroulant avec ALT, vous êtes sur « Fichier », flèche basse jusqu’à « Enregistrer », pressez la touche entrée.

Vous pouviez ouvrir la boîte de dialogue également en réalisant le raccourci clavier CTRL +S.

 

Dans la fenêtre d’enregistrement de la table, saisissez le nom de la table, dans notre exemple, on lui donnera le nom « Adhérents ».

Validez la fenêtre en pressant la touche entrée.

 

Vous retournerez automatiquement dans la première fenêtre d’ACCESS.

Vous êtes dans la liste des objets « Table » depuis laquelle vous êtes partis pour créer une table.

Dans cette liste, un nouvel objet a été rajouté. Il s’agit de votre table « Adhérents ».

Vous pouvez l’atteindre en circulant avec les flèches haute et basse.

Pour modifier la structure de la table, c’est-à-dire les champs et les propriétés qui s’y rattachent, positionnez-vous sur le nom de la table, pressez la touche « Applications ».

Dans le menu contextuel, descendez avec flèche basse jusqu’à atteindre « Mode création » et pressez la touche entrée.

 

Vous retombrez dans la même fenêtre que précédemment, celle dans laquelle nous étions lors de la création de la table.

 

À chaque modification de la structure de la table, n’oubliez pas d’enregistrer vos modifications avec CTRL +S.

Pour quitter la fenêtre du « Mode création », activez le menu déroulant avec ALT, flèche basse jusqu’à atteindre « Fermer » et pressez la touche entrée.

Vous disposez également du raccourci clavier CTRL +F4.

 

 

LES TYPES DE DONNÉES DANS UNE TABLE

 

Présentation

Le type de données « Texte ».

Le type de données « MEMO«.

Le type de données « Numérique ».

Le type de données « Date et heure ».

Le type de données « Monétaire ».

Le type de données « Numéro Auto ».

Le type de données « Oui non ».

Le type de données « Objet OLE ».

Le type de données « Lien Hypertexte ».

Le type de données « Liste de choix ».

Remarques générales

 

 

Présentation :

 

Lorsque vous êtes en train de créer une table en « mode création », vous disposez de 3 colonnes d’informations pour chacun des champs :

 

  1. Le nom du champ.
  2. Le type de données du champ.
  3. La description du champ.

 

Dans la première colonne, c’est-à-dire dans le nom du champ, vous devez saisir le nom du champ en cours de création. La troisième colonne n’est qu’une zone d’édition dans laquelle vous devrez saisir une brève description portant sur le champ.

La deuxième colonne, correspond au type de données du champ.

 

Pour effectuer un choix dans cette liste, réalisez le raccourci clavier ALT +Flèche basse. Circulez dans la liste avec flèche haute et flèche basse.

Lorsque vous êtes positionnés sur le type de données de votre choix, soit vous refermez la liste avec le raccourci clavier ALT +Flèche haute, soit en pressant la touche entrée.

La différence réside dans le fait que, la validation de la liste avec la touche entrée, vous positionnera directement dans la colonne suivante dès que le traitement lié au choix sera réalisé. Mais certains types de données ne déclencheront pas de dialogue, par conséquent, vous serez de suite positionnés dans la description du champ.

 

Lorsque le choix du type de données sera réalisé, vous pourrez accéder aux différentes propriétés du champ en pressant la touche de fonction F6.

Dans la sous fenêtre des propriétés, vous circulerez avec TAB et MAJ +TAB.

Vous pourrez revenir dans le tableau contenant le nom du champ, son type et sa description en pressant une nouvelle fois la touche F6.

Cette touche de fonction joue donc le rôle de bascule entre ces deux parties de la fenêtre principale du « Mode création » d’une table.

 

Voici donc les différents types de données disponibles et comment les manipuler :

 

Texte :

Ce type peut contenir du texte ou des nombres qui ne nécessitent pas de calcul, tels que les numéros de téléphone. Sa taille maximale est de 255 caractères.

 

MEMO :

Ce type peut contenir également du texte et des nombres qui ne nécessitent aucun calcul. Mais comparativement au type « Texte », le type « MEMO » peut contenir jusqu’à 65 535 caractères.

 

Numérique :

Ce type correspond aux données numériques qui seront utilisées dans des opérations arithmétiques.  

 

Date et Heure :

Valeur date et heure pour les années comprises entre 100 et 9999.

 

Monétaire :

Numérique qui sera utilisé pour des opérations arithmétiques dont la précision est de 15 chiffres avant la virgule et de 4 chiffres après la virgule. Utilisez ce type de données lorsqu'un champ exige plusieurs calculs faisant appel à des données contenant de une à quatre décimales.

Les champs de types de données Réel simple et Réel double exigent un calcul en virgule flottante. Le type de données Monétaire utilise un calcul en virgule fixe plus rapide.

 

 

Numéro auto :

Valeur numérique incrémentée de 1 en 1 ou de façon aléatoire.

 

Le type de données OUI NON :

 

Champ qui ne peut contenir que les valeurs « OUI NON », « VRAI FAUX » ou « ACTIF INACTIF ».

Lorsque vous venez de déclarer le champ dans le tableau, atteignez les propriétés du champ avec F6.

Dans « Format », vous pourrez, par l’intermédiaire des raccourcis clavier ALT +Flèche basse et ALT +Flèche haute, choisir entre ces trois possibilités d’affichages, « Oui Non », « Actif Inactif » ou « Vrai faux ».

 

Objet OLE :

Champ qui peut contenir un document WORD, une feuille de calculs EXCEL, un son, un graphique ou tout autre objet binaire lié ou incorporé.

 

Lien HYPERTEXTE :

Adresse qui pointe sur un document afin d’en proposer son ouverture.

 

Assistant liste de choix :

Champ de type liste. La liste peut être saisie immédiatement au clavier lors de sa déclaration, mais elle peut également pointer sur le champ d’une autre table.

Une liste peut aussi être le résultat d’une requête.

Détails sur les créations de listes :

 

Dans les exemples qui suivent, je vous propose de créer des listes de différentes manières, mais nous reprendrons toujours le même objectif, c’est-à-dire des listes qui affichent les 7 jours de la semaine.

 

Créer une liste dont les valeurs seront saisies immédiatement au clavier :

 

Ouvrez la fenêtre de création de tables en « Mode création ».

Dans le nom du premier champ, saisissez Jour de la semaine. Faites tabulation, introduisez-vous dans le type de données avec le raccourci clavier ALT +Flèche basse.

Descendez avec flèche basse jusqu’à entendre : « Assistant liste de choix ».

Pressez la touche entrée.

La première fenêtre de l’assistant apparaît à l’écran.

Si JAWS ne lit pas correctement le contenu de la fenêtre, réalisez systématiquement le raccourci clavier Insère +5 du pavé numérique pour lire les objets sur lesquels vous êtes positionnés.

Le bouton radio dans lequel vous vous trouvez maintenant doit vous proposer ceci :

« Je taperai les valeurs souhaitées ».

Pressez flèche basse pour entendre ce choix.

Ensuite, pour vous évitez d’être obligés de cliquer sur le bouton intitulé « Suivant" avec le curseur JAWS, réalisez le raccourci clavier ALT +S.

Dans la seconde fenêtre, si vous lisez le mot courant avec Insère =5, vous entendrez le nombre de colonnes qui vous est proposé. La valeur par défaut est 1.

Si vous ne changez pas la valeur du nombre de colonnes, c’est-à-dire si vous souhaitez créer une liste en une seule colonne alors, faites tabulation et saisissez la première valeur, donc « Lundi », flèche basse puis saisissez la deuxième valeur, donc « Mardi », ETC, et ce, jusqu’à « Dimanche ».

En revanche, si vous avez modifié le nombre de colonnes, par exemple, si vous avez choisi 3 colonnes, faites tabulation juste après que vous ayez saisi le nombre 3.

Vous arrivez dans la première colonne.

Saisissez la première valeur de la colonne 1, tabulation, la première valeur de la colonne 2, tabulation, la première valeur de la colonne 3, tabulation, la deuxième valeur de la colonne 1, ETC

 

Ensuite, réalisez le raccourci clavier ALT +S afin d’atteindre la fenêtre suivante.

Vous arrivez directement dans une zone d’édition, il s’agit de l’étiquette de la liste à saisir au clavier.

Alors saisissez la chaîne de caractères : « Jours ».

Fermez l’assistant avec le raccourci clavier ALT +T, ce qui équivaut à aller cliquer sur le bouton intitulé « Terminé ».

 

Vous êtes de retour dans la fenêtre de la création de la table.

Saisissez maintenant la description du champ, écrivez par exemple, « Liste des jours de la semaine ».

Ensuite, déplacez-vous dans la sous fenêtre des propriétés du champ avec la touche de fonction F6.

Faites tabulation jusqu’à atteindre la zone d’édition intitulée « Valeur par défaut ».

Cette zone d’édition vous permet de déterminer quelle valeur de la liste vous souhaitez afficher lors de la création d’un enregistrement.

Saisissez l’une des valeurs de la liste, par exemple « Mercredi ».

Vous pourrez revenir dans le tableau de déclarations de champs avec F6.

Créez un autre champ de type « Numéro auto » et donnez-lui le nom de « Numéro-identifiant. Déclarez ce champ comme clef primaire afin qu’il puisse jouer le rôle de clé pour cette table.

Ultérieurement, lorsque vous manipulerez cette liste à partir d’un formulaire, vous devrez penser à ouvrir la liste avec ALT +Flèche basse et à la refermer avec ALT +Flèche haute.

 

Créer un champ de type liste à partir  d’une autre table :

 

À l’intérieure d’une table, vous pouvez créer un champ de type liste qui pointe sur un ou plusieurs champs d’une autre table.

Pour notre exemple, vous devez créer au préalable, une table intitulée « Jours-semaines ».

Dans cette table, vous déclarerez 2 champs :

 

  1. Le champ Numéro-Jour, de type « Numéro auto » et qui sera la clé primaire.
  2. Le champ Jour de type « Texte » dans lequel vous saisirez tous les jours de la semaine, du lundi au dimanche.

 

Voilà, dès que cette table sera créée et que les jours de la semaine seront saisis, nous pourrons créer une autre table. Celle-ci, cette fois, va être la table dans laquelle nous allons créer un champ de type liste qui pointera sur les jours de la semaine de la table précédemment créée, « Jours-Semaine ».

Cette nouvelle table, nous allons l’appeler « Rendez-vous », elle permettra de prendre des rendez-vous pour les différents jours de la semaine.

 

Ouvrez la fenêtre de création d’une table en « Mode création ».

Déclarez un premier champ qui jouera le rôle d’identifiant de la table, c’est-à-dire une clé primaire que vous pouvez nommer « Numéro-rendez-vous ».

Créez un second champ de type « Texte », donnez-lui le nom de « Contact », ce sera le nom de la personne avec qui le rendez-vous a été convenu.

Et enfin, créez un troisième champ, donnez-lui le nom « Jour-rendez-vous ».

Dans le type de données, activez le contenu de la liste avec ALT +Flèche basse. Descendez avec flèche basse jusqu’à atteindre : « Assistant Liste de choix ».

Pressez la touche entrée.

 

La première fenêtre de l’assistant apparaît à l’écran.

Lisez le contenu de l’objet sur lequel vous êtes positionnés avec Insère =5.

Si JAWS ne vous annonce pas « Table ou requête », circulez verticalement avec les flèches de votre clavier. N’hésitez pas de relire le contenu avec Insère +5.

Lorsque vous êtes correctement positionnés, réalisez le raccourci clavier ALT +S afin d’activer la seconde fenêtre de l’assistant.

Dans la seconde fenêtre, nous devons nous mettre en curseur JAWS afin d’aller cliquer sur le nom de la table à partir de laquelle nous voulons créer la liste.

Ensuite, réalisez le raccourci clavier ALT +S afin d’activer la troisième fenêtre de l’assistant.

Vous serez directement positionnés dans la liste des champs de la table.

Descendez avec vos flèches sur le nom du champ de votre choix, en l’occurrence, le champ « Jour ». 

Ensuite pressez la touche entrée.

Activez la quatrième fenêtre de l’assistant avec ALT +S.

Vous arrivez dans une fenêtre qui permet de modifier l’apparence de la taille de la liste.

Cette fenêtre pose un certain nombre de difficultés lorsque nous l’utilisons avec JAWS.

Activez la fenêtre suivante avec ALT +S.

Dans cette cinquième fenêtre, vous êtes ores et déjà positionnés sur une zone d’édition dans laquelle vous allez devoir saisir l’étiquette de la liste, par exemple, Jour du rendez-vous.

Ensuite, vous pouvez quitter l’assistant en réalisant le raccourci clavier ALT +T pour « Terminer ».

Si vous n’avez pas encore enregistré la table, ACCESS vous demande si vous souhaitez enregistrer la table maintenant, C’est à vous de choisir en validant le bouton « Oui » ou « Non ».

 

Remarques générales :

 

Les types MEMO, OLE et lien HYPERTEXTE ne peuvent pas être indexés.

 

 

Les relations entre les tables

 

À partir de la fenêtre principal d’ACCESS, activez le menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à atteindre « Outils », puis flèche basse jusqu’à « Relation ».

Pressez la touche entrée.

Une boîte de dialogue apparaît à l’écran.

Pour commencer, nous devons afficher les tables pour lesquelles nous souhaitons créer une première relation.

Pour ce faire, activez le menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à atteindre « Relations », puis flèche basse jusqu’à « Afficher la table ».

Pressez la touche entrée.

Une nouvelle fenêtre apparaît à l’écran, il s’agit de la boîte de dialogue qui va permettre de sélectionner les tables dont nous avons besoin afin de créer une relation.

Normalement, Vous êtes directement positionnés dans la liste des tables de la base de données.

Avec vos flèches verticales, positionnez-vous sur le nom de la table de votre choix, puis tabulation jusqu’au bouton intitulé « Ajouter » et ensuite, pressez la touche entrée.

Revenez dans votre liste de table avec MAJ +TAB et renouvelez l’opération pour la seconde table.

Dès que vous avez fini d’ajouter les tables concernées par une relation, faites tabulation jusqu’au bouton « Fermer » et pressez la touche entrée.

Vous revenez automatiquement dans la première fenêtre, mais cette fois, les tables que vous avez sélectionnées sont affichées.

Pour basculer d’une table à l’autre, utilisez tabulation.

Pour circuler dans les champs d’une table, utilisez vos flèches verticales.

Pour définir une relation, positionnez-vous sur la clé concernée à l’intérieure de l’une des deux tables.

Réalisez le raccourci clavier CTRL MAJ +C.

Maintenant positionnez-vous sur la clé à l’intérieure de l’autre table et réalisez à nouveau le raccourci clavier CTRL +MAJ +C.

Une fenêtre apparaît à l’écran et ACCESS vous demande si vous souhaitez appliquer l’intégrité référencielle. Cochez l’option avec la barre d’espacement et faites tabulation jusqu’au bouton « Créer », puis pressez la touche entrée.

Pour créer une autre relation, vous devez masquer les tables que vous n’avez plus besoin en vous positionnant sur cette dernière, puis en activant le menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à « Relations » et flèche basse jusqu’à atteindre « Masquer la table ».

Pressez la touche entrée.

Maintenant vous pouvez afficher les tables concernées par la nouvelle relation en procédant à la sélection de tables de la même façon que précédemment.

 

Philippe BOULANGER